Loading...
EasyHours által | 2025. április 10.
Útmutató az optimális munkaidő-nyilvántartó rendszer kiválasztásához, amely megfelel a vállalkozásod igényeinek
Címkék: munkaidő-nyilvántartó rendszer, munkaidő-regisztráció, digitalizáció, kkv
A megfelelő munkaidő-nyilvántartó rendszer kiválasztása a vállalkozásod számára döntő fontosságú lehet mind a hatékonyság, mind a munkavállalói elégedettség és a jogszabályi megfelelés szempontjából. A piacon elérhető számos lehetőség között azonban nehéz lehet eligazodni és megtalálni pontosan azt a megoldást, amely megfelel az igényeiteknek.
Ebben a cikkben végigvezetünk az optimális munkaidő-nyilvántartó rendszer kiválasztásának folyamatán. Megnézzük a legfontosabb kritériumokat, amelyeket figyelembe kell venned, a tipikus buktatókat, amelyeket el kell kerülned, és azt, hogyan találd meg az egyensúlyt az egyszerűség és a funkcionalitás között. Akár kis vállalkozás vagy, amely először kezd munkaidő-nyilvántartással foglalkozni, akár nagyobb szervezet, amely szeretné frissíteni jelenlegi rendszerét, itt konkrét tanácsokat kapsz a helyes döntés meghozatalához.
A megfelelő munkaidő-nyilvántartó rendszer kiválasztása már az elejétől több okból is döntő fontosságú. Először is, a munkaidő-nyilvántartás már nem választás kérdése, hanem jogszabályi kötelezettség: 2024. július 1. óta minden munkáltatónak nyilván kell tartania a munkavállalók munkaidejét. A megfelelő rendszer segít a vállalkozásodnak betartani a törvényt felesleges bonyodalmak nélkül, mivel megbízható regisztrációt és adattárolást biztosít.
Másodszor, a hosszú távú hatékonyságról van szó. Ha most befektetsz egy jó rendszerbe, elkerülheted a későbbi váltást – egy folyamatot, amely időigényes és költséges lehet. Egy jól működő rendszer gyorsan áttekintést ad az órákról, megkönnyíti a bérszámfejtést és időt szabadít fel fontosabb feladatokra.
Végül a felhasználóbarátság egy hatalmas tényező: Ha olyan rendszert választasz, amelyet az alkalmazottaid könnyen tudnak használni (lehetőleg egyszerű időnyilvántartás alkalmazáson keresztül vagy weben), növeled az esélyét annak, hogy mindenki helyesen rögzíti az idejét. Ez jobb adatokat és kevesebb frusztrációt teremt. Röviden, a megfelelő választás az elejétől kezdve megnyugvást ad, mert egyszerre vagy megfelelő és olyan megoldást kapsz, amely működik a mindennapokban.
Tipp: Ha teljesen újak vagytok a digitális időnyilvántartás területén, elolvashatjátok az 5 lépés az időnyilvántartás megkezdéséhez útmutatónkat az implementáció megtervezéséhez. Itt segítséget kaptok ahhoz, hogy jól induljatok el az új rendszeretekkel.
Amikor a vállalkozásodnak új időnyilvántartó rendszert kell választania, számos fontos kritériumot kell mérlegelni. Itt hét központi pontot tekintünk át, amelyek segíthetnek a helyes döntés meghozatalában:
Felhasználóbarátság: A rendszernek könnyen használhatónak kell lennie minden alkalmazott számára – technikai szinttől függetlenül. Egy intuitív megoldás egyszerű dizájnnal biztosítja, hogy a munkaidő-nyilvántartás a mindennapok könnyű részévé váljon, ne pedig időpocsékolássá. Gondolj arra, hogy a rendszer elérhető-e magyarul, hogy az menük áttekinthetők-e, és hogy könnyű-e megtanulni. Minél felhasználóbarátabb, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy mindenki ténylegesen helyesen használja minden nap.
Ár: Vegye figyelembe mind a beszerzési árat, mind a folyó költségeket. Egy KKV esetében a költségvetés korlátozott lehet, ezért olyan megoldást kell találni, amely kielégíti az igényeket anélkül, hogy túllépné a keretet. Ne feledje, hogy a legolcsóbb megoldás nem mindig a legjobb – ha egy olcsó rendszerből hiányoznak fontos funkciók vagy nehéz használni, végül több időpazarlásba és frusztrációba kerülhet. Hasonlítsa össze a különböző megoldások árait, és figyeljen arra, hogy az ár felhasználónként, havonta vagy esetleg egyszeri licencként értendő-e.
Mobil hozzáférés: Manapság sok munka útközben vagy az irodán kívül történik. Ügyeljen arra, hogy olyan rendszert válasszon, amely rendelkezik munkaidő-nyilvántartó alkalmazással vagy mobilbarát weboldallal, hogy az alkalmazottak okostelefonjukról vagy táblagépükről regisztrálhassák az időt. A mobil hozzáférés megkönnyíti az alkalmazottak számára a "be- és kilépést", függetlenül attól, hogy az irodában, otthon vagy ügyfélnél tartózkodnak. Ez növeli annak esélyét, hogy az idő valós időben és pontosan kerüljön rögzítésre, ahelyett, hogy később kellene rá emlékezni.
Adattárolás és biztonság: Egy munkaidő-nyilvántartó rendszernek biztonságosan kell tárolnia az adatokat. A jogszabályi követelmények szerint a munkaidőre vonatkozó információkat akár több évig is meg kell őrizni, ezért a rendszernek képesnek kell lennie a hosszú távú adattárolásra. Vizsgálja meg, hol tárolják az adatokat – biztonságos szerveren a felhőben? – és hogy a szolgáltató megfelel-e a GDPR-nak és más biztonsági szabványoknak. Megbízható rendszerre van szüksége, amely nem veszíti el az adatokat, és védi az alkalmazottak személyes adatait.
Jelentéskészítés: A jó jelentéskészítési lehetőségek elengedhetetlenek. Könnyen ki kell tudni vonni jelentéseket a munkaidőről egy adott időszakra vonatkozóan, mind a megfelelőség ellenőrzése (pl. a 48 órás szabály betartása), mind az adatok felhasználása bérezéshez, számlázáshoz vagy termelékenységi elemzésekhez. Válasszon olyan rendszert, ahol néhány kattintással áttekinthető jelentéseket tud generálni az alkalmazottak óráiról, túlóráiról, szabadságáról stb. Bónusz, ha testreszabhatja a jelentéseket vagy szükség szerint exportálhatja az adatokat Excel/PDF formátumba.
Támogatás és segítség: A technológiának működnie kell, de fontos, hogy segítség álljon rendelkezésre, ha kérdések vagy problémák merülnek fel. Ellenőrizze, milyen támogatást kínálnak: Van magyar támogatás? Telefonos támogatás, chat vagy e-mail? Milyen gyorsan válaszolnak? Különösen az elején szükségük lehet egy kis extra segítségre a rendszer beállításához vagy használatához. Egy jó ügyfélszolgálattal rendelkező szolgáltató nagy különbséget jelenthet abban, hogy a bevezetés pozitív élmény legyen-e. Olvassa el más ügyfelek értékeléseit a támogatási tapasztalatokról.
Integráció más rendszerekkel: Az időnyilvántartás ritkán működik elszigetelten. Sok kézi munkát takaríthat meg, ha a rendszer integrálható más rendszereikkel – például bérszámfejtő rendszerrel, pénzügyi rendszerrel vagy projektmenedzsment eszközökkel. Jó integrációval a regisztrált órák automatikusan átvihetők a bérkifizetéshez vagy számlázáshoz, így elkerülhető a dupla adatbevitel. Gondolja át, milyen programokat használnak már a vállalatnál, és vizsgálja meg, hogy az időnyilvántartó rendszer tud-e kommunikálni velük. Ez egyszerűbb munkafolyamatot és kevesebb hibát eredményez.
Amikor a vállalatok először választanak időnyilvántartó rendszert, néhány tipikus hiba ismétlődik. Itt vannak a buktatók és tanácsok ezek elkerülésére:
Túlzottan az árra összpontosítani: Természetesen a pénzügyeknek stimmelniük kell, de vigyázzon, hogy ne csak a legolcsóbb megoldást válassza. Tipikus hiba a ingyenes vagy nagyon olcsó rendszer választása, amely nehézkesnek bizonyul a használatban vagy hiányoznak belőle létfontosságú funkciók. A megoldás az, hogy vegye figyelembe a teljes képet – legyen hajlandó fizetni a minőségért, ha az hosszú távon időt és bosszúságot takarít meg.
Túl összetett rendszer választása: Egyes vállalatok túlságosan fejlett rendszerrel végeznek, mert azt gondolják, hogy "minél több funkció, annál jobb". De ha a rendszer túl átfogó, ijesztőnek vagy áttekinthetetlennek tűnhet a felhasználók számára. Az eredmény az lesz, hogy a munkavállalók esetleg nem használják az összes fancy funkciót – vagy ami még rosszabb, teljesen elkerülik a rendszert. Kerülje el ezt a hibát úgy, hogy a rendszer összetettségét a valós igényeikhez igazítja. Gyakran az egyszerűbb megoldás a legjobb a kisebb vállalatok számára (erről bővebben alább).
A munkavállalók bevonásának elmulasztása: Nagy hiba, ha a döntést egy zárt irodában hozzák meg anélkül, hogy bevonnák azokat, akik naponta fogják használni a rendszert. Ha a munkavállalók úgy érzik, hogy egy új rendszert "rájuk erőltetnek", ellenállás alakulhat ki. Ezt elkerülheti úgy, hogy korán bevonja a munkavállalókat a folyamatba – például visszajelzést kér a felhasználóbarátságról egy ingyenes próbaidőszak alatt. Így megnyeri az egyetértésüket, és ők is tulajdonosnak érzik magukat a megoldásban.
Nincs próbaidőszak vagy teszt: Zsákbamacska vásárlása kockázatos. Egy tipikus hiba, hogy egy rendszert anélkül vezetnek be, hogy előtte megfelelően tesztelték volna. Szerencsére a legtöbb szolgáltató ingyenes próbaverziót vagy demót kínál. Használja ki! Hagyjon néhány munkavállalót egy-két hétig gyakorlatban kipróbálni a rendszert. Így felfedezhetik az esetleges kihívásokat, mielőtt túlságosan elköteleznék magukat. A tesztidőszak lehetőséget ad a beállítások módosítására, utasítások készítésére és annak biztosítására, hogy jól választottak a végső befektetés előtt.
A jövő elfelejtése: Lehet, hogy most csak kevés alkalmazottjuk van, de mi lesz néhány év múlva? Hiba olyan megoldást választani, amely nem skálázható vagy nem alkalmazkodik a vállalat fejlődéséhez. Ezért gondoljon a jövőbeli igényekre is: Képes lesz a rendszer kezelni, ha megduplázzák az alkalmazottak számát? Vásárolhatók új funkciók, ha nőnek az igények? A jövőbe tekintéssel biztosítja, hogy a rendszer lépést tudjon tartani a vállalkozásával, és elkerüli, hogy rövid időn belül újra váltania kelljen.
Ezekre a pontokra figyelve elkerülhetitek a legrosszabb buktatókat. A lényeg, hogy reálisan gondolkodjatok, szánjatok időt a piac felmérésére, és vonjátok be azokat, akik használni fogják a megoldást. Így erősebb pozícióból választhattok munkaidő-nyilvántartási rendszert már a kezdetektől.
A piacon minden megtalálható, a teljesen egyszerű alkalmazásoktól a nagyon fejlett munkaidő-nyilvántartási rendszerekig. De melyik típus illik legjobban egy kisebb vagy közepes vállalathoz?
A kis vállalatok általában az egyszerű rendszerekből húznak a legnagyobb hasznot. Az egyszerű megoldás a lényegre összpontosít – könnyű munkaidő-nyilvántartásra – anélkül, hogy rengeteg extra (és potenciálisan zavaró) funkcióval terhelné meg. Ez jellemzően alacsonyabb költségeket, gyorsabb bevezetést és felhasználóbarátabb élményt jelent. A munkavállalók gyorsan megismerhetik a rendszert, és hamar elkezdhettek helyesen nyilvántartani a munkaidőt.
A komplexebb megoldások gyakran a nagy vállalatokat célozzák meg összetett igényeikkel: tartalmazhatnak mindent a projektmenedzsmenttől kezdve a műszakbeosztáson, HR-modulokon át a különböző rendszerekkel való integrációig, stb. Csábító lehet egy "Rolls Royce" megoldást választani, de egy kis vállalat számára ez olyan lehet, mint ágyúval verebeket lőni. Fennáll a veszélye, hogy olyan funkciókért fizettek, amelyeket soha nem fogtok használni, és a rendszer nehezebben karbantartható lehet.
Ezért: legyetek őszinték az igényeitekkel kapcsolatban. Ha elsősorban a be- és kilépési időket kell nyomon követnetek, és biztosítanotok, hogy senki ne dolgozzon túl sokat, akkor egy egyszerű munkaidő-nyilvántartási megoldás valószínűleg elegendő. Később mindig frissíthettek, ha szükség merül fel. Kezdjetek egyszerűen – a legfontosabb, hogy elkezdjétek a munkaidő-nyilvántartást, teljesítsétek a jogi követelményeket és megkapjátok azokat az előnyöket, amelyeket a digitális munkaidő-nyilvántartás nyújt a mindennapokban.
(Olvassa el esetleg a digitális megoldás előnyeiről szóló cikkünket, hogy lássa, mit nyernek konkrétan a papír és Excel elhagyásával.)
A megfelelő időnyilvántartási rendszer kiválasztása némi előkészületet igényel, de gyorsan megtérül egyszerűbb adminisztráció, elégedettebb munkavállalók és biztonságos munkavédelmi törvényi megfelelőség formájában. Gondolkodjon hosszú távon, és találjon olyan megoldást, amely megfelel vállalkozásának mind ma, mind holnap. Miután megfontolták az olyan kritériumokat, mint a felhasználóbarátság, ár, mobil hozzáférés, adattárolás, jelentéskészítés, támogatás és integráció – valamint elkerülték a tipikus buktatókat – jól felkészültek a helyes döntés meghozatalára.
És most mi a teendő? Ha egyszerű és hatékony időnyilvántartási rendszert keresnek, az EasyHours kézenfekvő választás. Az EasyHours felhasználóbarát módon teljesíti az összes említett kritériumot, és a KKV-k igényeinek szem előtt tartásával fejlesztették ki. Kezdje el ingyenes próbaidőszakát az EasyHours-nál még ma, és tapasztalja meg, milyen egyszerű lehet a munkaidő nyomon követése – így gyorsan elkezdheti és minden nehézség nélkül teljes mértékben megfelelhet a jogszabályoknak. Készen állunk, hogy segítsünk Önöknek a jó kezdésben!