Jelenléti ív minta
Tölts le szerkeszthető jelenléti ív, bejelentkezési ív és időkártya sablonokat műszakos, helyszíni és kisebb csapatokhoz. Rögzítheted a jelenlétet, kezdést, befejezést, szünetet és távollétet Excelben, majd válthatsz digitális be- és kijelentkezésre, amikor a kézi folyamat már túl sok hibát okoz.
Letöltések
Mindegyik fájl szerkeszthető: hozzáadható a cég neve, az időszak, a műszakrend, a távollét és a vezetői jóváhagyás. Kis csapatnál használhatod jelenléti ív mintaként, nagyobb vagy változó műszakos működésnél inkább kiindulópontnak érdemes tekinteni.
Legnépszerűbb
Nyomtatásra optimalizált havi jelenléti nyilvántartás egy munkavállalóhoz, érkezési idővel, érkezési aláírással, távozási idővel, távozási aláírással, ledolgozott idővel, megjegyzéssel és vezetői jóváhagyással.
Heti
Hétfőtől vasárnapig tartó jelenléti ív olyan munkavállalóknak, akiknek hetente kell rögzíteniük a jelenlétet, kezdést, befejezést, szünetet, megjegyzéseket és vezetői jóváhagyást.
Csapatlista
Napi, több munkavállalós jelenléti ív recepciókra, munkaterületekre, raktárakba, képzésekre és közös munkahelyekre.
Nyomtatható
Egyszerű, nyomtatható bejelentkezési ív olyan csapatoknak, ahol elég a név, érkezési idő, távozási idő, aláírás és rövid megjegyzés.
Távollétek
Egy havi lapon rögzíthető a ledolgozott idő, betegszabadság, szabadság, fizetés nélküli távollét, munkaszüneti nap, megjegyzés és vezetői jóváhagyás.
Be- és kilépés
Időkártya jellegű jelenléti ív egy munkavállalóhoz, osztott műszakokkal, szünetekkel, napi összesítéssel, heti összesítéssel és jóváhagyási mezőkkel.
Sablonválasztó
A legkisebb olyan jelenléti ív sablont válaszd, amely a ténylegesen szükséges adatot gyűjti. A plusz oszlop csak akkor segít, ha valaki rendszeresen ellenőrzi is.
| Igény | Ajánlott sablon | Miért |
|---|---|---|
| Nyomtatható havi jelenléti ív minta kell | Havi jelenléti ívÚgy működik, mint a megszokott üres nyomtatvány: egy munkavállaló, 31 nap, érkezés, távozás, aláírás, ledolgozott idő, megjegyzés és munkáltatói jóváhagyás. | Úgy működik, mint a megszokott üres nyomtatvány: egy munkavállaló, 31 nap, érkezés, távozás, aláírás, ledolgozott idő, megjegyzés és munkáltatói jóváhagyás. |
| Egyszerű heti jelenléti ív kell | Heti jelenléti ívA dolgozó egy helyen jelöli a jelenlétet, a vezető pedig látja a heti összesítést. | A dolgozó egy helyen jelöli a jelenlétet, a vezető pedig látja a heti összesítést. |
| A vezető napi csapatlistát kér | Csapat jelenléti ívEgy napi lapon szerepel az egész csapat, aláírási és ellenőrzési mezőkkel. | Egy napi lapon szerepel az egész csapat, aláírási és ellenőrzési mezőkkel. |
| Elég, ha az emberek be- és kijelentkeznek | Munkavállalói bejelentkezési ívEz a leggyorsabb nyomtatható opció recepcióra, telephelyi belépéshez vagy kis csapathoz. | Ez a leggyorsabb nyomtatható opció recepcióra, telephelyi belépéshez vagy kis csapathoz. |
| A távollétet is látni kell a ledolgozott idő mellett | Jelenléti ív távollétekkelKülön kezeli a ledolgozott időt, betegszabadságot, szabadságot, fizetés nélküli távollétet és munkaszüneti napokat. | Külön kezeli a ledolgozott időt, betegszabadságot, szabadságot, fizetés nélküli távollétet és munkaszüneti napokat. |
| Órabéres dolgozók írják a kezdést és befejezést | Be- és kijelentkezési időkártyaA klasszikus időkártya formátumot követi, amelyet sok órabéres vagy műszakos csapat már ismer. | A klasszikus időkártya formátumot követi, amelyet sok órabéres vagy műszakos csapat már ismer. |
Kitöltési útmutató
A jelenléti ív minta csak akkor hasznos, ha a körülötte lévő folyamat egyértelmű. Ugyanaz a sablon kockázatossá válik, ha régi sorokat írnak át, napokkal később töltik ki, vagy ellenőrzés nélkül kerül tovább.
A fájlnévben szerepeljen a csapat és az elszámolási időszak, mielőtt bárki adatot ír bele. Így kisebb az esély a felülírásra, és később könnyebb keresni az archívumban.
A dolgozók a műszak végén töltsék ki a kezdést, befejezést, szünetet és kivételeket, amíg az adatok frissek. A hét végi emlékezetből kitöltés gyakran hibához és vitához vezet.
Az összesítőket, túlóra jellegű képleteket és záró sorokat érdemes védeni, hogy a módosítások az adatbeviteli cellákba kerüljenek. Adj hozzá dátumot és aláírási sort a vezetői jóváhagyáshoz.
Bérszámfejtés vagy belső archiválás előtt a vezető nézze át a hiányzó napokat, szokatlan túlórákat, távolléti kategóriákat és jóváhagyásokat. Minden időszakról maradjon archivált másolat.
Amikor a jelenléti ív már kevés
Papír és Excel kis, kiszámítható csapatnál működhet. Ha gyakran változnak a műszakok, a vezetőknek élő rálátás kell, vagy ellenőrizhető módosítási előzményre van szükség, az app alapú be- és kijelentkezés általában kevesebb munka és pontosabb.
| Kérdés | Jelenléti ív / Excel | EasyHours |
|---|---|---|
| Elfelejtett bejegyzések | Valaki a hét végén emlékezetből próbálja visszaállítani, mikor kezdett és fejezett be. | A dolgozók mobilról vagy közös kioszkról jelentkeznek be, a hiányzó kezdésekre és befejezésekre emlékeztetők és automatikus kijelentkeztetési lehetőség segíthet. |
| Más helyetti aláírás és visszaélés | Egy papíros jelenléti ív vagy nem védett fájl könnyen kitölthető más nevében is. | GPS-bélyegzett bejelentkezések, opcionális geofence és felhasználónkénti módosítási előzmény teszi láthatóbbá az utólagos változtatásokat. |
| Élő jelenlét | A nyilvántartás gyakran csak nap végén látszik, ezért a vezető nem tudja azonnal, ki dolgozik éppen. | Egy nézetben látható, ki van munkában, ki van szüneten, és ki nem kezdett még. |
| Vezetői ellenőrzés | A vezetők fájlokat vagy papírokat gyűjtenek, majd kézzel keresik a hibás sorokat. | A kivételek, javítások és jóváhagyások a webes admin felület ellenőrzési sorába kerülnek. |
| Bérszámfejtési export | A fájlokat gyakran tisztítani és újraformázni kell, mielőtt továbbadhatók. | A jóváhagyott órák CSV- vagy Excel-fájlba exportálhatók munkavállaló, időszak, helyszín vagy csapat szerint összesítve. |
Kapcsolódó témák
Használd a sablonokat, ha a jelenléti ív elég. Ezek az oldalak akkor segítenek, ha a kézi folyamat már túl sok javítást és ellenőrzést igényel.
Magyar áttekintő oldal digitális rögzítésről, vezetői ellenőrzésről, riportokról és Excel-exportokról.
TovábbMikor elég egy jelenléti ív sablon, és mikor érdemes digitális folyamatra váltani.
TovábbMiért fontos a naprakész, ellenőrizhető munkaidőadat, és miért kell a részleteket helyi szakértővel ellenőrizni.
TovábbExcel sablonok munkaidőhöz, távolléthez, projektekhez és kézi órakimutatáshoz.
TovábbGyakori kérdések
Rövid válaszok letöltés előtt, hogy a jelenléti ív mintát a saját céges folyamathoz tudd igazítani.
Igen. A hat sablon ingyen letölthető és használható. Nem kell e-mail címet megadni vagy regisztrálni.
A jelenléti ív általában azt rögzíti, hogy a munkavállaló jelen volt-e, mikor érkezett és mikor távozott. A munkaidő-nyilvántartás ennél szélesebb lehet: ledolgozott órák, szünetek, távollétek, túlóra, javítások és jóváhagyások is tartozhatnak hozzá. Sok sablon mindkét célra használható, de a szükséges oszlopokat a saját folyamat szerint kell kiválasztani.
Általában igen. A fájlok Excel munkafüzetek, de az elrendezés és a képletek egyszerűek, ezért Google Sheetsben és LibreOffice Calcban is megnyithatók. Importálás után mindig ellenőrizd az összesítőket és időformátumokat.
Igen. A sablonok nincsenek lezárva, így hozzáadhatod a cég nevét, módosíthatod a műszakkategóriákat, felvehetsz telephely vagy részleg oszlopot, igazíthatod a túlóra jellegű számításokat, és védheted a képletcellákat megosztás előtt.
Ez a joghatóságtól, munkarendtől, szerződéstől, megőrzéstől és belső ellenőrzéstől is függ. Egy táblázat segíthet adatot gyűjteni, ha teljes, dátumozott, munkavállalóhoz köthető és védett a csendes módosításoktól, de ez önmagában nem jogi tanácsadás és nem megfelelési garancia. Ellenőrizd a helyi szabályokat könyvelővel, bérszámfejtővel vagy munkajogásszal.
Önmagában általában nincs. Egy táblázat mutathat összesítést, de nem mindig bizonyítja, ki módosított egy sort, mikor történt a változás, vagy jóváhagyta-e a vezető. Audit trail, jóváhagyás és élő bejelentkezés esetén érdemes appot használni.
Akkor, amikor a vezetők túl sok időt töltenek fájlok vagy papírok bekérésével, a dolgozók elfelejtenek bejegyzéseket, a bérszámfejtési tisztítás ismétlődő munkává válik, nem látszik élőben, ki dolgozik, vagy GPS-bélyegzett bejelentkezésre, jóváhagyásra és exportokra van szükség.
Következő lépés
Az EasyHours egyérintéses be- és kijelentkezést ad mobilon vagy közös kioszkon, a vezetőknek ellenőrzési sort, a bérszámfejtésnek pedig tiszta exportot. Indulhatsz jelenléti ív sablonnal, majd válthatsz, amikor a kézi folyamat már túl sok hibát vagy adminisztrációt okoz.
