Adatvédelmi tájékoztató

Az EasyHours szolgáltatást Martin Nielsen, Zollikerstrasse 23, 8008 Zürich, Svájc üzemelteti („EasyHours”, „mi”, „minket” vagy „miénk”).

Adatvédelmi kérdésekkel, támogatási kérésekkel vagy adatjogi kérelmekkel kapcsolatban a E-mail-cím megjelenítése címen léphet kapcsolatba velünk.

Ez az Adatvédelmi irányelv ismerteti, hogyan gyűjtjük, használjuk, közöljük és védjük a személyes adatokat az EasyHours kapcsán.

1. Hatály

Az EasyHours üzleti célú munkaidő-nyilvántartási és munkaerő-kezelési szolgáltatás. Vállalkozások és azok jogosult felhasználói, például tulajdonosok, adminisztrátorok, vezetők, munkavállalók és kioszkfelhasználók számára készült.

Amikor egy vállalat vagy munkáltató az EasyHours szolgáltatást munkaerő-adatok, munkaidő-nyilvántartások, beosztások, jóváhagyások vagy helyalapú jelenléti funkciók kezelésére használja, általában ez a vállalat dönti el, hogy ezeket a munkaerő-adatokat miért és hogyan használják fel. Ilyen esetekben az EasyHours rendszerint az ügyfél nevében dolgozza fel ezeket az adatokat.

Az EasyHours bizonyos adatokat saját céljaira is feldolgoz, ideértve a fiókadminisztrációt, hitelesítést, biztonságot, számlázást, támogatást, csalásmegelőzést és szolgáltatási kommunikációt.

2. Az általunk gyűjtött személyes adatok

A Szolgáltatás használatának módjától függően a személyes adatok alábbi kategóriáit gyűjthetjük:

a. Fiók- és profiladatok

Ide tartozhat a név, e-mail-cím, telefonszám, nyelv, ország, profilkép és a fiók beállítására vonatkozó adatok.

b. Hitelesítési és biztonsági adatok

Ide tartozhatnak az egyszer használatos jelszavak, az ellenőrzési állapot, a munkamenet-adatok, a frissítési munkamenet adatai, telepítési azonosítók, IP-cím, user agent, eszköz-metaadatok, alkalmazásverzió, valamint biztonsági vagy visszaélés-megelőzési nyilvántartások.

c. Vállalati és szervezeti adatok

Ide tartozhat a vállalat neve, vállalati logó, vállalat országa, vállalati beállítások, szerepkör-hozzárendelések, tulajdonosi adatok, csatlakozási kódok vagy csatlakozási kulcsok és az előfizetés állapota.

d. Munkaerő- és foglalkoztatással kapcsolatos adatok

Ide tartozhatnak a munkavállalói azonosítók, részleg, kezdő vagy befejező dátumok, szerepkör-információk, munkaidő-beállítások, túlórával kapcsolatos beállítások és az ügyfél által megadott egyéb munkaerő-adminisztrációs adatok.

e. Munkaidő-nyilvántartási és jelenléti adatok

Ide tartozhatnak a be- és kijelentkezési nyilvántartások, szünetnyilvántartások, kézi bejegyzések, megjegyzések, munkaidő-kimutatás állapota, jóváhagyási előzmények, időbélyegek, időzóna-információk, projekt- vagy feladathivatkozások és kapcsolódó auditnapló.

f. Helyadatok

Ha a helyalapú funkciók engedélyezve vannak, feldolgozhatjuk a be- és kijelentkezési koordinátákat, helyhez kapcsolódó címeket, vállalati helyszínnyilvántartásokat, geofence-beállításokat, kapcsolódó helykontextust és geokódolási adatokat, amelyeket koordináták vagy címek használható térképes vagy helyadatokká alakítására használunk.

g. Fájlok és média

Ide tartozhatnak az avatarok, vállalati logók, időbejegyzés-mellékletek, fájlnevek, fájlméretek, tárolási kulcsok és kapcsolódó objektumtárolási metaadatok.

h. Számlázási és tranzakciós adatok

Ide tartozhatnak a számlázási kapcsolattartási adatok, csomag- és előfizetési adatok, ülőhelyszámok, fizetéssel kapcsolatos metaadatok, számlázási információk és adózással kapcsolatos információk. A fizetésikártya-adatokat jellemzően a fizetési szolgáltatónk dolgozza fel, nem mi tároljuk.

i. Értesítési és eszközadatok

Ide tartozhatnak a push tokenek, emlékeztető-beállítások, értesítési postaláda adatai, kézbesítési állapot, e-mail-beállítási adatok, adminisztrátori riasztási események és az Apple vagy Android push értesítésekhez használt mobilplatformos kézbesítési azonosítók.

j. Támogatási és kommunikációs adatok

Ide tartozhatnak az Ön által nekünk küldött üzenetek, támogatási kérések és a Szolgáltatással kapcsolatos egyéb kommunikáció.

3. A személyes adatok forrásai

Személyes adatokat az alábbi forrásokból szerezhetünk:

• közvetlenül Öntől;
• attól az ügyfélszervezettől, amely létrehozta vagy kezeli az Ön EasyHours-hozzáférését;
• ugyanazon ügyfélfiókon belüli más jogosult felhasználóktól;
• az Ön böngészőjéből, eszközéről vagy operációs rendszeréből;
• fizetési, e-mail-, térkép-, tárolási, tárhely- és értesítési szolgáltatóktól; valamint
• a Szolgáltatással kapcsolatban végzett biztonsági és csalásmegelőzési ellenőrzésekből.

4. Hogyan használjuk a személyes adatokat

Személyes adatokat az alábbi célokra használunk:

• a Szolgáltatás biztosítása, működtetése, karbantartása és védelme;
• fiókok és vállalati munkaterületek létrehozása és kezelése;
• felhasználók hitelesítése és munkamenetek kezelése;
• munkaidő-nyilvántartás, munkaidő-kimutatások, jóváhagyások, beosztások, szabadsággal vagy távolléttel kapcsolatos nyilvántartások, jelentések és analitika feldolgozása;
• kioszkos és megosztott eszközös munkafolyamatok támogatása;
• hely- és geofence-funkciók engedélyezése, ahol azok konfigurálva vannak;
• előfizetések, számlázás, adók és kapcsolódó adminisztráció feldolgozása;
• szolgáltatási üzenetek, emlékeztetők, tranzakciós e-mailek és támogatási kommunikáció küldése;
• csalás, visszaélés, rendeltetésellenes használat és biztonsági incidensek észlelése, megelőzése és kivizsgálása;
• jogi kötelezettségek teljesítése és feltételeink érvényesítése; valamint
• a Szolgáltatás megbízhatóságának, teljesítményének és használhatóságának javítása.

5. Jogalapok

Amennyiben az adatvédelmi jog jogalapot követel meg, a körülményektől függően az alábbiak közül egy vagy több jogalapra támaszkodunk:

• szerződés teljesítése vagy a szerződés megkötését megelőző lépések megtétele;
• jogos érdekek, például biztonságos és megbízható szolgáltatás működtetése, visszaélések megelőzése, ügyfelek támogatása és a Szolgáltatás javítása;
• jogi kötelezettségek teljesítése; valamint
• hozzájárulás, ha szükséges, például bizonyos eszközengedélyekhez vagy nem alapvető cookie-khoz vagy technológiákhoz.

6. Adatkezelői és adatfeldolgozói szerepek

Az EasyHours nem minden adatkezelési műveletben jár el ugyanabban a szerepben.

EasyHours mint adatkezelő

Az EasyHours adatkezelőként jár el azoknál az adatoknál, amelyeket saját üzleti céljainkra használunk, ideértve:

• fiók létrehozását és adminisztrációját;
• bejelentkezést, hitelesítést és biztonságot;
• számlázást, előfizetés-kezelést és fizetési adminisztrációt;
• ügyféltámogatást és szolgáltatási kommunikációt;
• csalásmegelőzést, visszaélés-megelőzést és jogszabályi megfelelést; valamint
• belső szolgáltatásfejlesztést és működési adminisztrációt.

EasyHours mint adatfeldolgozó

Az EasyHours rendszerint adatfeldolgozóként jár el, amikor az ügyfél a Szolgáltatást munkaerő-adatok tárolására, kezelésére vagy elemzésére használja az ügyfél szervezetének nevében, ideértve:

• munkavállalói nyilvántartásokat;
• időbejegyzéseket és munkaidő-kimutatásokat;
• beosztásokat és jóváhagyásokat;
• az ügyfél vagy jogosult felhasználók által feltöltött mellékleteket; valamint
• az ügyfél által konfigurált jelenléti munkafolyamatok részeként feldolgozott hely- vagy geofence-adatokat.

Ha Ön olyan munkavállaló vagy dolgozó, akinek adatait munkáltatója vagy szervezete az EasyHours segítségével dolgozza fel, a munkaerő-adatokkal kapcsolatos kérdésekben általában a munkáltatója vagy szervezete az elsődleges kapcsolattartó.

7. Helyadatok és munkaerő-monitoring

A hely- és geofence-funkciók opcionális termékfunkciók. Ha az ügyfél engedélyezi ezeket, és az érintett felhasználó vagy eszköz megadja a szükséges engedélyeket, az EasyHours helyadatokat dolgozhat fel a jelenléti munkafolyamatokkal kapcsolatban.

Az ügyfelek felelősek e funkciók jogszerű használatáért, ideértve a szükséges munkahelyi tájékoztatások megadását, megfelelő belső szabályzatok kialakítását, valamint annak biztosítását, hogy a monitoring-, jelenléti és helymeghatározási eszközök használata megfeleljen az alkalmazandó foglalkoztatási, munkaügyi, munkahelyi és adatvédelmi jogszabályoknak.

8. Személyes adatok megosztása

Személyes adatokat az alábbiakkal oszthatunk meg:

a. Az érintett ügyfél és annak jogosult felhasználói

Ha az EasyHours szolgáltatást vállalati vagy munkáltatói fiókon keresztül használja, az Ön adatai láthatók lehetnek az adott ügyfél és az általa kijelölt jogosult felhasználók számára, az ügyfél konfigurációjától és jogosultságaitól függően.

b. Szolgáltatók és al-adatfeldolgozók

Adatokat oszthatunk meg olyan szolgáltatókkal, akik segítenek a Szolgáltatás működtetésében, például az alábbi területeken:

• tárhely, adatbázis-infrastruktúra, objektumtárolás, biztonsági mentési tárhely, katasztrófa utáni helyreállítás és kapcsolódó műszaki üzemeltetés;
• e-mail-kézbesítés;
• fizetések, előfizetések, számlakiállítás és számlázási adminisztráció;
• analitika és termékhasználat mérése;
• térképek és geokódolás;
• push értesítések; valamint
• biztonság, naplózás és támogatási műveletek.

E szolgáltatók közé adott esetben tartozhatnak:

• Hetzner, amelyet alkalmazástárhelyhez, adatbázis-infrastruktúrához, objektumtároláshoz, biztonsági mentéshez és kapcsolódó infrastruktúra-üzemeltetéshez használunk. Elsődleges alkalmazás-infrastruktúránk, adatbázisunk és objektumtárolónk Németországban található.
• Backblaze, amelyet biztonsági mentési tárhelyként és katasztrófa utáni helyreállításhoz kapcsolódó biztonsági másolatokhoz használunk. Ezekhez a biztonsági mentésekhez jelenleg a Backblaze EU Central régióját használjuk.
• Resend, amelyet tranzakciós és támogatási e-mailek kézbesítésére használunk. Ez e-mail-címek, üzenettartalmak és kapcsolódó kézbesítési metaadatok feldolgozásával járhat.
• Stripe, amelyet fizetésfeldolgozásra, előfizetésekre, számlakiállításra és számlázási adminisztrációra használunk. A fizetésikártya-adatokat általában közvetlenül a Stripe dolgozza fel, nem mi tároljuk.
• PostHog, amelyet analitikára és termékhasználat mérésére használunk. A mi konfigurációnktól függően ez weboldal- vagy termékanalitikai adatokat is magában foglalhat. Jelenleg a PostHog EU felhőrégióját használjuk.
• Google Maps Platform, amelyet térképekkel és geokódolással kapcsolatos funkciókhoz használunk. Ez címek, koordináták és kapcsolódó helykeresési adatok feldolgozásával járhat.
• Apple Push Notification service (APNs), amelyet push értesítések Apple eszközökre történő kézbesítésére használunk.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), amelyet push értesítések Android eszközökre történő kézbesítésére használunk.
• egyéb szolgáltatók, amelyeket időről időre biztonsági, naplózási és működési támogatási célokra használhatunk.

c. Szakmai tanácsadók és vállalati tranzakciók résztvevői

Adatokat oszthatunk meg ügyvédekkel, könyvelőkkel, auditorokkal, biztosítókkal, illetve egyesülés, felvásárlás, finanszírozás, szerkezetátalakítás vagy üzletünk egészének vagy egy részének értékesítése kapcsán.

d. Jogi vagy biztonsági célú közlések

Adatokat közölhetünk, ha észszerűen úgy véljük, hogy a közlés szükséges jogszabály, rendelet, jogi eljárás vagy jogszerű hatósági megkeresés teljesítéséhez, illetve jogok, biztonság vagy védelem megóvásához.

9. Nemzetközi adattovábbítások

Az EasyHours személyes adatokat dolgozhat fel Svájcban és más országokban, ahol mi vagy szolgáltatóink működnek.

Elsődleges tárhely-infrastruktúránk, adatbázisunk és objektumtárolónk Németországban található. Biztonsági mentési tárhelyként jelenleg a Backblaze EU Central régióját használjuk. Egyes más szolgáltatóink az adatok feldolgozását vagy az azokhoz való hozzáférést más joghatóságokból végezhetik attól függően, hogyan nyújtják és támogatják szolgáltatásaikat.

Amennyiben az alkalmazandó jog megköveteli, megfelelő garanciákat alkalmazunk a nemzetközi adattovábbításokhoz, például szerződéses védelmi intézkedéseket, adatfeldolgozási megállapodásokat és általános szerződési feltételeket vagy hasonló elismert adattovábbítási mechanizmusokat.

10. Adatmegőrzés

A személyes adatokat addig őrizzük meg, ameddig az észszerűen szükséges az ebben az Adatvédelmi irányelvben leírt célokhoz, ideértve a Szolgáltatás nyújtását, jogi kötelezettségek teljesítését, viták rendezését, megállapodások érvényesítését, a biztonság fenntartását és megfelelő üzleti nyilvántartások vezetését.

Általánosságban:

• a fiók- és profiladatokat addig őrizzük meg, amíg az érintett fiók aktív, és azt követően észszerű ideig;
• a biztonsági és hitelesítési naplókat addig őrizzük meg, ameddig az észszerűen szükséges biztonsági, csalásmegelőzési, hibaelhárítási és auditcélokra;
• a munkaerő-, munkaidő-nyilvántartási és jelenléti adatokat általában az ügyfél utasításai, valamint szerződéses és jogi kötelezettségeink szerint őrizzük meg;
• a számlázási és adózási nyilvántartásokat hosszabb ideig is megőrizhetjük, ha azt jogszabály vagy számviteli standardok megkövetelik; valamint
• a biztonsági másolatok korlátozott ideig megmaradhatnak gördülő biztonsági mentésekben, mielőtt felülírják vagy törlik őket.

11. Cookie-k és hasonló technológiák

Az EasyHours cookie-kat és hasonló technológiákat használ többek között az alábbi célokra:

• hitelesítés és munkamenet-kezelés;
• biztonság és csalásmegelőzés;
• kioszk-munkamenet működése;
• nyelvi vagy felületbeállítások;
• a szolgáltatás megbízhatósága és műszaki működése; valamint
• analitika, ahol analitikai funkciókat konfiguráltunk.

Az EasyHours jelenleg PostHog szolgáltatást használ analitikával kapcsolatos mérésre. Az analitika konfigurációjától függően ez cookie-kat vagy hasonló technológiákat is magában foglalhat, amelyeket a weboldal vagy a termék használatának mérésére alkalmazunk.

Ha nem alapvető cookie-kat vagy hasonló technológiákat használunk ott, ahol hozzájárulás szükséges, ezt a hozzájárulást megfelelő hozzájárulási mechanizmuson keresztül kérjük, és szükség szerint frissítjük ezt az Adatvédelmi irányelvet.

12. Biztonság

Észszerű technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk, amelyek célja a személyes adatok védelme jogosulatlan hozzáférés, elvesztés, visszaélés, módosítás vagy közlés ellen.

Ugyanakkor egyetlen továbbítási vagy tárolási módszer sem teljesen biztonságos, és nem tudunk abszolút biztonságot garantálni.

13. Az Ön jogai

Tartózkodási helyétől és az alkalmazandó jogszabályoktól függően jogai lehetnek a személyes adataival kapcsolatban, például joga lehet:

• hozzáférni az adataihoz;
• kijavítani a pontatlan adatokat;
• kérni az adatok törlését;
• tiltakozni bizonyos adatkezelések ellen vagy kérni azok korlátozását;
• kérni bizonyos adatok hordozhatóságát; valamint
• visszavonni a hozzájárulást, ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul.

Jogai gyakorlásához lépjen kapcsolatba velünk: E-mail-cím megjelenítése.

Ha az EasyHours az Ön adatait munkáltatója vagy más ügyfél nevében dolgozza fel, általában először az adott szervezethez kell fordulnia. Szükség esetén segíthetünk ügyfelünknek az Ön kérelmének megválaszolásában.

14. Panaszok

Ha aggálya van azzal kapcsolatban, hogyan kezeljük a személyes adatokat, kérjük, először lépjen kapcsolatba velünk a E-mail-cím megjelenítése címen.

Az alkalmazandó jogtól függően joga lehet panaszt tenni az illetékes adatvédelmi hatóságnál is, ideértve a Svájci Szövetségi Adatvédelmi és Információs Biztost (FDPIC) vagy a helyi felügyeleti hatóságot.

15. Gyermekek adatai

Az EasyHours üzleti használatra készült, és nem gyermekeknek szól. A Szolgáltatás fogyasztói célú használata során tudatosan nem gyűjtünk személyes adatokat közvetlenül gyermekektől.

16. Az Adatvédelmi irányelv módosításai

Ezt az Adatvédelmi irányelvet időről időre frissíthetjük.

Amikor ezt megtesszük, a frissített változatot közzétesszük a Szolgáltatásban vagy azon keresztül, és frissítjük a fenti „Utolsó frissítés” dátumot. A lényeges változásokról adott esetben a Szolgáltatáson keresztül vagy e-mailben is értesíthetünk.

17. Kapcsolat

Martin Nielsen
Zollikerstrasse 23
8008 Zürich
Svájc

E-mail: E-mail-cím megjelenítése