easyhours

Hogyan kezdj el könnyedén munkaidő-nyilvántartással (5 egyszerű lépés)

EasyHours által | 2025. április 3.

Egy könnyen érthető útmutató arról, hogyan kezdhetsz el munkaidő-nyilvántartással a vállalkozásodban

Munkaidő-nyilvántartás

Címkék: munkaidő-nyilvántartás, jogi követelmények, eu-szabályok, munkaidő, pihenőidő, időnyilvántartás, magyar jogszabályok

  1. július 1-jétől új EU-jogszabály lép hatályba, amely minden munkáltató számára kötelezővé teszi a munkaidő szisztematikus nyilvántartását. Ez azt jelenti, hogy minden vállalkozásnak – nagynak és kicsinek egyaránt – nyilván kell tartania az alkalmazottak napi munkaidejét. Ha kis- vagy középvállalkozást vezetsz, talán úgy gondolod, hogy ez átláthatatlannak hangzik a plusz adminisztrációval. Ne izgulj – nem kell nehéznek lennie a munkaidő-nyilvántartás bevezetésének. Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, miért fontos most elkezdeni, és bemutatunk 5 egyszerű lépést az időnyilvántartás stresszmentes bevezetéséhez a vállalkozásodban, jogi zsargon nélkül.

A new szabályok hátteréről többet olvashatsz a munkaidő-nyilvántartási kötelezettségről szóló bevezető cikkünkben, és ha kérdéseid vannak, válaszokat találsz a GYIK cikkünkben. Itt a gyakorlati lépésekre összpontosítunk, amelyek megnyugvást adnak és biztosítják, hogy a vállalkozásod gyorsan megfeleljen a kötelező munkaidő-nyilvántartásnak.

Tartalomjegyzék

Miért fontos most elkezdeni?

A munkaidő-nyilvántartás gyors bevezetése több okból is fontos. Először is, a törvény szerint a vállalatának legkésőbb 2024. július 1-jéig működő időnyilvántartási rendszerrel kell rendelkeznie. Minél korábban kezdik el, annál több idejük van a megfelelő megoldás megtalálására és az új rutinokhoz való hozzászokásra a határidő előtt. Másodszor, elkerülik a stresszt és a pánikot a határidő közeledtével – a kellő időben való kezdéssel biztosítják, hogy minden működjön, és betartsák a szabályokat, így elkerülhetik a potenciális bírságokat vagy figyelmeztetéseket. Olvassa el többet az időnyilvántartás törvényi követelményeiről a teljes áttekintésért.

Ezen túlmenően a korai kezdés nyugalmat és áttekintést biztosít. Lépésről lépésre implementálhatják a munkaidő-nyilvántartást és útközben módosíthatják, ahelyett hogy az utolsó pillanatban vetnék bele magukat. Végül, egy jó időnyilvántartási megoldás pozitív mellékhatásokat is hozhat: jobb áttekintést a munkaidőről, igazságosabb feladatelosztást és biztonságot abban, hogy senki sem dolgozik túl sokat. Röviden – valójában mind a vállalatnak, mind a munkavállalóknak hasznára válhat.

Az alábbiakban öt konkrét lépést mutatunk be, amelyek segítenek gyorsan és egyszerűen elkezdeni a munkaidő-nyilvántartást a gyakorlatban.

1. lépés: Ismerje meg az új munkaidő-követelményeket

Az első lépés, hogy megismerje, pontosan mit követel az új törvény. Röviden, a törvény azt jelenti, hogy minden munkavállaló napi munkaidejét megbízható és hozzáférhető módon kell nyilvántartani. Minden napra vonatkozóan rögzíteni kell, hogy az adott személy hány órát (és percet) dolgozott. Nem kell rögzítenie, hogy a nap mely részében végezte a munkát, csak a teljes napi munkaidőt. Ez fontos tudás, mivel áttekinthetőbbé teszi a feladatot – ha egy munkavállaló például a szokásos 7,5 órát dolgozta, akkor ezt kell feljegyezni.

Győződj meg róla, hogy tájékozódsz a jogi követelmények részleteiről: Ki tartozik a vállalatoknál a szabályozás alá (jellemzően minden alkalmazott, kivéve például a felsővezetőket és az önálló tulajdonosokat), és vannak-e különleges szabályok, amelyeket figyelembe kell venni az ágazatotokban. Nem kell jogászexpertté válnod, de szerezz egy általános áttekintést. A bevezető cikkünk egyszerű nyelven tárgyalja a törvény főbb pontjait, ha szeretnéd a teljes képet. Ezzel a tudással a háttérben készen állsz a következő lépésre.

2. lépés: Válassz egy egyszerű munkaidő-nyilvántartási megoldást

Most, hogy ismered a követelményeket, ki kell választanod, hogyan fogjátok nyilvántartani a munkaidőt. A törvény nem támaszt konkrét követelményeket a rendszerrel szemben – lehet minden egy egyszerű Excel táblázattól vagy jegyzetfüzettől egy digitális munkaidő-nyilvántartási rendszerig. Egy kisebb vállalkozás számára azonban előnyös egy egyszerű, digitális megoldást választani. Egy digitális eszköz (például egy app vagy online rendszer) gyerekjátékká teszi a munkaidő-nyilvántartást a mindennapokban, és minimalizálja a hibák és elfeledett regisztrációk kockázatát.

Fontold meg, mi illik hozzátok a legjobban: Legyen teljesen egyszerű, vagy szeretnétek extra funkciókat, mint jelentések vagy automatikus emlékeztetők? A legfontosabb, hogy a rendszer felhasználóbarát legyen számodra és a munkatársaid számára. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy mindenkinek könnyedén tudnia kell regisztrálnia az óráit – lehetőleg néhány kattintással. Egy dedikált munkaidő-nyilvántartási app, mint például az EasyHours, kifejezetten arra lett fejlesztve, hogy egyszerűvé tegye a munkaidő-nyilvántartást és gond nélkül teljesítse a jogi követelményeket. Bármit is választotok, gondoljatok hosszú távon: válasszatok egy rendszert, amit néhány év múlva is tudtok használni, hogy ne kelljen újra váltanotok. Ne felejtsétek el azt sem, hogy a rendszer biztonságosan tárolja az adatokat (a jogi követelmény szerint a regisztrációkat több évig meg kell őrizni), és hogy minden munkavállaló hozzáférhet a saját regisztrációihoz. Mindezt a legtöbb modern munkaidő-nyilvántartási rendszer automatikusan kezeli.

3. lépés: Egyértelmű belső irányelvek megállapítása

Miután kiválasztották a munkaidő-nyilvántartási megoldásukat, a következő lépés belső irányelvek kidolgozása arról, hogyan használják azt. Ez talán formálisnak hangzik, de egyszerűen is megoldható. A cél csak az, hogy mindenki tudja, hogyan és mikor kell regisztrálnia a munkaidejét, és mi történik, ha esetleg elfelejti.

Kezdjék azzal, hogy meghatározzák, hogyan regisztrálnak: A munkavállalóknak minden nap pontosan kell regisztrálniuk, vagy hetente gyűjtik össze az adatokat? (Ajánlott legalább hetente megtenni, hogy senkinek ne kelljen egy egész hónap óráit a memóriájából felidéznie). Ha vannak munkavállalóik, akik minden nap fix munkaidőben dolgoznak, megfontolhatják, hogy csak az eltéréseket regisztrálják – vagyis egy normál munkanap nem igényel aktív regisztrációt, de ha például korábban mennek haza vagy túlóráznak, akkor regisztrálják ezt a változást. Ez különösen egyszerűvé teszi a dolgot minden fél számára, mivel nem kell minden nap regisztrálni "ugyanazt az időt, mint mindig".

Jegyezzék fel azt is, hogy ki miért felelős: Minden munkavállalónak magának kell bejelentenie az óráit (általában igen), és van-e egy személy – például egy adminisztrátor vagy vezető –, aki folyamatosan ellenőrzi, hogy a regisztrációk rendben vannak-e? Gondolják át, hogyan kezelik, ha valaki elfelejti regisztrálni: talán egy barátságos emlékeztető az elején, kemény következmények helyett. A cél nem a büntetés, hanem hogy mindenki jó rutinba kerüljön. Gondoskodjanak arról, hogy ezeket az irányelveket leírják és megosszák a csapattal (lehet egy rövid dokumentum vagy e-mail). Így mindenki egy oldalon áll, és egyúttal dokumentációjuk is van arról, hogy megtették a szükséges intézkedéseket (ami szintén része a jogi követelményeknek).

4. lépés: Tájékoztassa és képezze a munkavállalókat

Most, hogy a rendszer és a belső irányelvek a helyükön vannak, be kell vonni a munkavállalókat. Kulcsfontosságú, hogy kezdettől fogva megnyerjük őket, mivel a munkaidő-nyilvántartás gyakorlatban olyasvalami, amit maguknak kell elvégezniük a mindennapokban. Tervezzen egy rövid bevezetést: magyarázza el, miért vezetik be a munkaidő-nyilvántartást (pl. "Ez most törvényi előírás, és biztosítania kell a jó munkakörnyezetet és a munkaidő helyes elszámolását – nem azért, mert ellenőrizni akarjuk önöket"). Fontos kommunikálni, hogy a cél pozitív, és nem a bizalmatlanság kifejezése. Amikor a munkavállalók megértik, hogy a munkaidő-nyilvántartás nekik is előnyös (pl. biztosítja a túlmunka helyes díjazását és a pihenőidő szabályok betartását), motiváltabbak lesznek.

Adjon gyakorlati bemutatót a választott rendszerről: Mutassa meg lépésről lépésre, hogyan kell regisztrálni a munkaidőt. Ez megtehető közös értekezleten vagy egy kis útmutató segítségével. Gondoskodjon arról, hogy mindenki lehetőséget kapjon a rendszer kipróbálására – esetleg készítsen egy gyakorlatot, ahol mindenki együtt regisztrálja a "mai napot", hogy biztosak legyenek benne, hogy működik mindenki telefonján vagy számítógépén. Legyen felkészülve arra is, hogy segítsen azoknak, akik esetleg nem annyira technikailag jártasak; szerencsére a legtöbb munkaidő-nyilvántartó eszköz meglehetősen intuitív.

Állapodjanak meg abban is, hogy kezdetben gyakran követik nyomon a helyzetet – például az első hét után röviden áttekinthetik, hogy mindenki regisztrálta-e a munkaidejét, és vannak-e kérdések vagy problémák. A kezdeti képzés és párbeszéd biztonságot teremt. Amikor a munkavállalók megtapasztalják, milyen egyszerű regisztrálni a munkaidőt (különösen egy jó rendszerrel), az gyorsan a munkanap természetes részévé válik.

5. lépés: Indítsa el a regisztrációt és kövesse nyomon

Most már készen állnak a komoly kezdésre. Állítsanak meg egy kezdő dátumot, amikor a folyamatos munkaidő-nyilvántartás hatályba lép – például a következő hétfőtől vagy a következő hónap 1-jétől. Tegyék világossá, hogy ettől a naptól kezdve minden érintett munkavállalónak az új gyakorlat szerint kell regisztrálnia a munkaidejét. Jó ötlet lehet egy kicsit korábban kezdeni, mint amikor ténylegesen törvényileg kötelezővé válik, így van egy alkalmazkodási időszakuk. Így időben felfedezhetik és megoldhatják az esetleges kisebb problémákat, mielőtt komolyan számítana.

Az indítást követő első néhány hétben folyamatosan kövessék nyomon a helyzetet. Figyeljenek oda, hogy mindenki regisztrálja-e úgy, ahogy kell. Előfordulhat, hogy valaki eleinte elfelejti – küldjenek egy barátságos emlékeztetőt, vagy beszéljenek gyorsan egy munkavállalóval, ha több napig elfelejtette a regisztrációt. Gyakran az automatikus rendszer-emlékeztetők is segíthetnek (ha a megoldásuknak van ilyen funkciója). Használják a nyomonkövetési időszakot a folyamatok finomhangolására: Ha felfedezik, hogy valami az irányelvekben nem egyértelmű vagy nem praktikus, akkor módosítsák. Talán kiderül, hogy a heti regisztráció jobban megfelel nekik, mint a napi – vagy éppen ellenkezőleg, hogy a legegyszerűbb minden nap munka után elvégezni. Ne féljenek a módosításoktól, amíg a törvény keretein belül maradnak (ne feledjék, a minimális követelmény az, hogy minden nap munkaideje valamilyen módon regisztrálva legyen).

Ahogy a munkaidő-nyilvántartás működik, az mindenki számára rutinná válik. Gondoskodjanak ennek elismeréséről – dicsérjék meg például a csapatot, hogy átvette az új folyamatot. Most már biztosak lehetnek abban, hogy megfelelnek a törvényi követelményeknek, és egyúttal átláthatóságot teremtettek a munkaidő körül. Ha a hatóságok vagy mások valaha is érdeklődnének a munkaidő-nyilvántartásuk iránt, magabiztosan bemutathatják, hogy rendben van minden.

Következtetés: Tegyük egyszerűvé a munkaidő-nyilvántartást

A munkaidő-nyilvántartás bevezetése egyáltalán nem olyan bonyolult, mint amilyennek első pillantásra tűnhet. Ha követjük ezt az öt lépést – megértjük a követelményt, választunk egy egyszerű megoldást, világos irányelveket alkotunk, bevonjuk a munkavállalókat és jól kezdjük el – még egy kis vállalkozás is gyorsan rendezheti a kötelező munkaidő-nyilvántartást. A kulcs az, hogy lépésről lépésre haladjunk, és olyan megoldást válasszunk, amely mindannyiunk számára egyszerűvé teszi a folyamatot.

Készen állsz egy egyszerű megoldásra? Az EasyHours.hu kifejezetten azért lett kifejlesztve, hogy segítse a kis- és középvállalkozásokat a munkaidő-nyilvántartás bevezetésében néhány perc alatt. Az EasyHours-szal egy felhasználóbarát időnyilvántartási rendszert kapsz, amely megfelel minden jogi követelménynek – felesleges bonyodalmak nélkül. Próbáld ki az EasyHours-t 30 napig ingyen, és tapasztald meg, milyen egyszerű lehet a munkaidő-nyilvántartást a mindennapi tevékenységed szerves részévé tenni. Így biztos kezekben vagy, és arra koncentrálhatsz, ami számodra fontos, tudva, hogy az időnyilvántartás hatékonyan és helyesen működik a háttérben. Kezdj el még ma – és vedd kézbe a munkaidőt mosolyogva!