easyhours

Jelenléti Ív GYIK - Minden kérdés a munkaidő nyilvántartásról

Szerző: EasyHours | 2025. április 5.

Gyakorlati útmutató a jelenléti ív vezetéséhez és munkaidő nyilvántartáshoz magyar vállalkozásoknak

Jelenléti ív és munkaidő nyilvántartás

Címkék: jelenléti ív, jelenléti ív minta, munkaidő nyilvántartás, munkaügyi ellenőrzés, munkaidő számítás, ingyenes jelenléti ív, jelenléti ív letöltés

Bevezetés

A Munka törvénykönyve (Mt.) alapján minden magyarországi munkáltatónak kötelező jelenléti ívet vagy munkaidő nyilvántartást vezetnie. Különösen a kis- és középvállalkozások számára tűnhet bonyolultnak a jelenléti ív vezetése és a munkaidő számítás. Mit jelent a kötelező munkaidő nyilvántartás, hogyan kell jelenléti ívet vezetni, és hol tölthet le ingyenes jelenléti ív mintát?

Ne aggódjon - ebben a cikkben a jelenléti ív és munkaidő nyilvántartás leggyakoribb kérdéseit válaszoljuk meg világosan, jogi zsargon nélkül.

Olyan témákat járunk körül, mint: Kinek kell jelenléti ívet vezetni? Hogyan kell a munkaidőt nyilvántartani? Hol tölthető le ingyenes jelenléti ív minta? Mi a helyzet a távmunkával? Hogyan történik a munkaidő számítás? Milyen rendszerek használhatók jelenléti ív helyett? Végül megmutatjuk, hogyan válthat digitális jelenléti ívre Excel helyett.

Tartalomjegyzék

Kinek kell jelenléti ívet vezetni?

Röviden: Minden munkáltatónak kötelező jelenléti ívet vagy munkaidő nyilvántartást vezetnie az Mt. 134. § alapján. Függetlenül attól, hogy vállalata nagy vagy kicsi, és függetlenül attól, hogy a munkavállalók teljes munkaidőben, részmunkaidőben, rugalmas munkakörben vagy órabérben dolgoznak, munkaidejüket nyilván kell tartani. Még egy olyan alkalmazott is, aki csak néhány órát dolgozik hetente, köteles nyilvántartani az óráit.

A munkaügyi ellenőrzés bármikor kérheti a jelenléti ívek bemutatását, amelyeken nem csak a ledolgozott órák számát, hanem a munkaidő kezdő és befejező időpontját is naprakészen fel kell tüntetni. Ingyenes jelenléti ív minta letöltése segíthet a megfelelő dokumentáció elkészítésében.

Csak kevés kivétel létezik. A vezető állású munkavállalók esetében, akik munkaidejüket maguk osztják be és nagy fokú önállósággal rendelkeznek, bizonyos szabályok nem alkalmazandók, ha ezt a munkaszerződés rögzíti. A vállalatok túlnyomó többsége számára azonban minden alkalmazottnak nyilvántartásba kell vennie munkaidejét, legyen az papír alapú jelenléti ív vagy digitális munkaidő nyilvántartó program.

Hogyan kell jelenléti ívet és munkaidő nyilvántartást vezetni?

A jelenléti ív vagy munkaidő nyilvántartás vezetése törvényi kötelezettség, amely biztosítja a pontos munkaidő számítást. Az Mt. előírja, hogy a rendes és rendkívüli munkaidő, készenléti idő és szabadság nyilvántartását naprakészen kell vezetni.

A jelenléti íven fel kell tüntetni:

  • A munkavállaló nevét és beosztását
  • A napi munkaidő kezdő és befejező időpontját
  • A ledolgozott órák számát
  • A szünetek időtartamát
  • Túlóra esetén annak időtartamát
  • A munkavállaló és a munkáltató aláírását (havi záráskor)

Ki végzi a nyilvántartást? Általában maga a munkavállaló rögzíti óráit a jelenléti íven vagy munkaidő nyilvántartó rendszerben. Használhat papír alapú jelenléti ív mintát, Excel táblázatot vagy digitális megoldást. A lényeg, hogy a nyilvántartások hitelesek, ellenőrizhetők és naprakészek legyenek.

Az adminisztráció egyszerűsítése érdekében a törvény lehetővé teszi, hogy a munkaidő nyilvántartása a munkaidő-beosztás hó végi igazolásával történjen, a változások naprakész feltüntetésével. Ez különösen hasznos lehet fix munkaidő esetén, ahol csak az eltéréseket kell rögzíteni.

Ingyenes jelenléti ív minta letöltés

Sok vállalkozás keres ingyenes jelenléti ív mintát letöltésre PDF vagy Excel formátumban. A jelenléti ív minta segít a megfelelő formátum kialakításában és biztosítja, hogy minden szükséges információ rögzítésre kerüljön.

Mit tartalmazzon egy jó jelenléti ív minta?

  • Fejléc a cég adataival
  • Munkavállaló adatai
  • Dátum és napok felsorolása
  • Érkezési és távozási idő oszlopok
  • Ledolgozott órák automatikus számítása (Excel esetén)
  • Túlóra és egyéb pótlékok jelölése
  • Aláírási hely

Bár az ingyenes jelenléti ív minta letöltés gyors megoldást jelenthet, fontos tudni, hogy a papír alapú vagy Excel jelenléti ív vezetése időigényes és hibalehetőségeket rejt. A munkaidő számítás manuálisan történik, ami különösen több munkavállaló esetén megterhelő lehet.

Mi a helyzet a távmunkával?

A távmunkában dolgozók esetében is kötelező a jelenléti ív vezetése vagy munkaidő nyilvántartás. Ha egy munkavállaló otthonról dolgozik, ugyanúgy rögzíteni kell munkaidejét, mint az irodában dolgozókét. A jelenléti íven vagy digitális rendszerben fel kell tüntetni a távmunkában töltött órákat is.

A munkaidő számítás szempontjából nincs különbség az irodai és otthoni munka között - minden ledolgozott órát nyilván kell tartani. Digitális munkaidő nyilvántartó program használata különösen praktikus távmunka esetén, mivel a munkavállalók bárhonnan rögzíthetik munkaidejüket.

Fontos megjegyezni, hogy a pihenőidőre vonatkozó szabályok távmunka esetén is érvényesek:

  • Napi legalább 11 óra megszakítás nélküli pihenőidő
  • Heti pihenőnap biztosítása
  • Munkaszünetek betartása

Vezető állású munkavállalók kivételei

Az Mt. szerint a vezető állású munkavállalókra nem kell alkalmazni bizonyos munkaidő-szabályokat, ha ezt a munkaszerződés rögzíti. Azonban fontos tisztázni, hogy a vezető állású munkavállaló fogalma szűken értelmezendő.

Vezető állású munkavállaló lehet:

  • Az a munkavállaló, aki munkáltatói jogkör gyakorlására jogosult
  • Aki a munkáltató működése szempontjából kiemelkedő jelentőségű munkakört tölt be
  • Akinek munkaideje nagy részében nem határozható meg előre

Még vezető állású munkavállalók esetében is ajánlott valamilyen munkaidő nyilvántartást vezetni a munkaügyi ellenőrzés esetére. Használhatnak egyszerűsített jelenléti ívet vagy digitális megoldást.

Hogyan kell az adatokat tárolni?

A munkaidő nyilvántartás dokumentumait - legyenek azok papír alapú jelenléti ívek vagy digitális adatok - legalább 5 évig meg kell őrizni. Ez vonatkozik minden jelenléti ívre, munkaidő kimutatásra és kapcsolódó dokumentumra.

Tárolási követelmények:

  • Biztonságos, visszakereshető formában
  • GDPR előírásoknak megfelelően
  • Munkavállalók hozzáférésének biztosítása saját adataikhoz
  • Munkaügyi ellenőrzés számára bemutatható formában

Papír alapú jelenléti ívek esetén gondoskodni kell a fizikai tárolásról, míg digitális rendszerek esetén biztonsági mentésekről és adatvédelemről.

Jelenléti ív Excel helyett - digitális megoldások

Bár sok vállalkozás használ jelenléti ív Excel sablont vagy ingyenes jelenléti ív mintát, a digitális megoldások számos előnyt kínálnak:

Excel jelenléti ív hátrányai:

  • Manuális adatbevitel és munkaidő számítás
  • Hibalehetőségek a képletek módosításakor
  • Nehézkes összesítés több munkavállaló esetén
  • Nincs valós idejű nyomon követés
  • Papír alapú aláírások szükségessége

Digitális jelenléti ív előnyei:

  • Automatikus munkaidő számítás
  • Valós idejű adatrögzítés mobilról is
  • Egyszerű riportok és kimutatások
  • Integrált túlóra és szabadság nyilvántartás
  • Munkaügyi ellenőrzésre kész dokumentumok
  • Jelenléti ív letöltés PDF formátumban

A digitális munkaidő nyilvántartó program használata különösen ajánlott, ha Excel helyett modern, hatékony megoldást keres.

EasyHours - Jelenléti ív és munkaidő nyilvántartó program

Az EasyHours egy komplett jelenléti ív és munkaidő nyilvántartó program, amely kiváltja a papír alapú jelenléti ívet és az Excel táblázatokat. Kifejezetten magyar vállalkozások számára fejlesztettük, figyelembe véve az Mt. előírásait és a munkaügyi ellenőrzés követelményeit.

Mit kínál az EasyHours?

  • Digitális jelenléti ív mobil alkalmazással
  • Automatikus munkaidő számítás
  • Ingyenes jelenléti ív minta és sablonok
  • Jelenléti ív letöltés PDF és Excel formátumban
  • Munkaügyi ellenőrzésre kész riportok
  • 30 napos ingyenes próbaidőszak

Miért válassza az EasyHours-t Excel helyett?

  • Nincs több manuális munkaidő számítás
  • Megszűnnek a hibás Excel képletek
  • Valós idejű betekintés a munkaidő adatokba
  • Automatikus figyelmeztetések túlóra esetén
  • GDPR-kompatibilis adattárolás

Kezdje el még ma az ingyenes próbaidőszakot! Látogasson el az EasyHours.hu oldalra, ahol letöltheti digitális jelenléti ív alkalmazásunkat. Felejtse el a papír alapú jelenléti ívet és az Excel táblázatokat - váltson modern munkaidő nyilvántartó programra!

Kérdése van a jelenléti ív vezetéséről vagy a munkaidő nyilvántartásról? Az EasyHours ügyfélszolgálata magyar nyelven segít Önnek a bevezetésben és használatban. Töltse le ingyenes jelenléti ív mintánkat, vagy próbálja ki rögtön digitális megoldásunkat!