Loading...
Szerző: EasyHours | 2025. április 3.
Közérthető útmutató a munkaidő nyilvántartás kötelező előírásairól magyar vállalkozások számára
Címkék: jelenléti ív, munkaidő nyilvántartás, munkaügyi ellenőrzés, EU irányelv, munka törvénykönyve, munkaidő számítás, pihenőidő
A Munka törvénykönyve (Mt.) alapján minden magyar munkáltatónak nyilván kell tartania alkalmazottai munkaidejét. Ez a kötelezettség az EU munkaidő-irányelvéből és az Európai Bíróság döntéséből ered, melynek célja a munkavállalók védelme és a munkaidő-szabályok betartásának biztosítása.
Ebben a cikkben áttekintjük mindazt, amit munkáltatóként tudnia kell a munkaidő nyilvántartásról - a háttértől és céltól kezdve a gyakorlati követelményekig és megvalósításig. Konkrét tanácsokat is adunk, hogyan teljesítheti egyszerűen a törvényi előírásokat felesleges adminisztratív teher nélkül.
Akár kisvállalkozást, akár nagyobb céget vezet, ez az útmutató segít megérteni kötelezettségeit és könnyedén bevezetni a munkaidő nyilvántartást.
A 2012. évi I. törvény (Munka törvénykönyve) 134. §-a alapján minden magyar munkáltatónak kötelező nyilvántartania alkalmazottai munkaidejét. Ez a kötelezettség az EU munkaidő-irányelvéből ered és biztosítja az uniós munkaidő-szabályok betartását. Ebben a cikkben közérthető bevezetést adunk a munkaidő nyilvántartás követelményeiről. Lásd még: teljes útmutató a jelenléti ív vezetéséhez. Elmagyarázzuk a hátteret (EU-irányelv és a magyar jogszabályok), áttekintjük kire vonatkoznak a szabályok, mit kell pontosan tenniük a munkáltatóknak, és milyen következményei lehetnek a szabályok megszegésének. A cikk világos és barátságos hangnemben íródott, így jogi háttér nélkül is könnyen megértheti, mit kell tennie - és hogyan kezdhet hozzá.
A munkaidő nyilvántartás követelménye az EU munkaidő-irányelvéből és az Európai Bíróság 2019. májusi döntéséből ered. Az EU Bírósága kimondta, hogy minden tagállamnak biztosítania kell, hogy a munkáltatók rendszert vezessenek be a munkavállalók napi munkaidejének nyilvántartására. Ez a döntés azért született, mert az EU munkaidő-irányelve egyértelmű szabályokat határoz meg a maximális munkaidőről és a pihenőidőről - de nyilvántartás nélkül nehéz volt ezeket betartatni.
Mit tartalmaznak az EU és a magyar munkaidő-szabályok? A főbb előírások:
Ezenkívül az Mt. előírja a munkaszünetet (pl. 6 óránál hosszabb munkaidő esetén legalább 20 perc). Mindez a munkavállalók túlterhelésének megelőzését szolgálja. A munkaügyi ellenőrzés bármikor kérheti a dokumentációt arról, hogy ezeket a szabályokat betartják - ezért elengedhetetlen a jelenléti ív vagy munkaidő nyilvántartás vezetése. A nyilvántartás segít időben felismerni és megelőzni a munkaidő- és pihenőidő-szabályok megsértését.
Röviden: a szabályok minden magyarországi munkáltatóra vonatkoznak - ágazattól, mérettől függetlenül, és attól is függetlenül, hogy eddig vezettek-e jelenléti ívet vagy sem. Az Mt. 134. § alapján minden munkavállaló munkaidejét nyilván kell tartani. Ez azt jelenti, hogy a kis- és középvállalkozásoknak is be kell vezetniük valamilyen munkaidő nyilvántartást, ha eddig nem volt.
Vannak-e kivételek? Igen, vannak szűk körű kivételek. A vezető állású munkavállalók esetében, akik munkaidejüket maguk osztják be és nagyfokú önállósággal rendelkeznek munkájukban, bizonyos szabályok nem alkalmazandók. Jellemzően a felső vezetés vagy olyan szakértők tartoznak ide, akiknek munkaideje nem mérhető vagy előre nem határozható meg. Az Mt. szerint a vezető állású munkavállalóra nem kell alkalmazni a munkaidő-beosztásra, a rendkívüli munkaidőre, az éjszakai munkára, a pihenőidőre és a vasárnapi munkavégzésre vonatkozó szabályokat, ha ezt a munkaszerződés rögzíti. A legtöbb vállalkozásnál ez csak néhány (ha egyáltalán van ilyen) alkalmazottat érint - a munkavállalók túlnyomó többségére nincs kivétel, munkaidejüket nyilván kell tartani. További információ: jelenléti ív minta alkalmazottaknak.
Mit jelent a követelmény a gyakorlatban? Munkáltatóként az Ön felelőssége olyan rendszert bevezetni, amely minden munkavállaló napi munkaidejét objektív, megbízható és naprakész módon rögzíti. Nézzük meg részletesen:
Válasszon munkaidő nyilvántartó rendszert: Nincs előírt módszer. Használhat egyszerű jelenléti ívet, Excel táblázatot vagy digitális munkaidő nyilvántartó programot - amíg a rendszer megfelel a törvényi követelményeknek: hiteles, ellenőrizhető és naprakész. Hiteles: a nyilvántartás pontos és valós; ellenőrizhető: az adatok nem változtathatók meg könnyen vagy nem tűnhetnek el; naprakész: a munkáltató és a munkavállaló is könnyen hozzáférhet a nyilvántartáshoz. Más szóval: válasszon olyan rendszert ami megfelel az Önöknek, de biztosítsa hogy pontosan rögzíti az órákat és szükség esetén tudják dokumentálni.
Rögzítse a napi munkaidőt: Az Mt. előírja a rendes és rendkívüli munkaidő, készenlé ti idő és szabadság nyilvántartását. A jelenléti íven vagy munkaidő nyilvántartásban naprakészen fel kell tüntetni a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenléti idő kezdő és befejező időpontját. Az adminisztráció egyszerűsítése érdekében a törvény lehetővé teszi: a rendes és rendkívüli munkaidő nyilvántartása teljesíthető a munkaidő-beosztás hó végi igazolásával, a változások naprakész feltüntetésével. Például: ha egy munkavállaló rendszeresen napi 8 órát dolgozik, de egy nap 9 órát, akkor csak az eltérést kell rögzíteni. Ez a rugalmas módszer megengedett és csökkenti az adminisztrációs terhet.
Vonja be a munkavállalókat: Praktikus, ha a munkavállalók maguk vezetik be óráikat a választott rendszerbe (pl. alkalmazáson keresztül vagy jelenléti ív kitöltésével). Tájékoztassa minden alkalmazottát arról, hogyan és mikor kell rögzíteniük munkaidejüket. Érdemes rövid útmutatót vagy szabályzatot készíteni a munkaidő nyilvántartásról, amely leírja: mit kell rögzíteni (pl. rendes munkaidő, túlmunka, szünetek), mikor kell rögzíteni (lehetőleg naponta), és mi a következmény, ha valaki elfelejti. Egy ilyen belső szabályzat nem törvényi kötelezettség, de segít biztosítani az egységes értelmezést és következetességet. (Tipp: Lásd útmutatónkat: Így kezdje el a jelenléti ív vezetését - lépésről lépésre a bevezetéshez.)
Ellenőrizze és kövesse nyomon: Végső soron a munkáltató felelőssége, hogy a munkaidő megfelelően legyen nyilvántartva, ezért belsőleg ellenőriznie kell a rendszer használatát. Figyelmeztesse azokat a munkavállalókat, akik nem rögzítik óráikat, és rendszeresen ellenőrizze, hogy a nyilvántartott adatok helyesek és összhangban vannak a munkaszerződésekkel. Ha valami hibásnak tűnik (pl. egy munkavállaló rendszeresen elfelejt rögzíteni vagy valószínűtlenül kevés órát rögzít), beszélje meg vele. Lehet jóváhagyási folyamatot is bevezetni a rögzített órákhoz, hogy mind a munkavállaló, mind a vezető egyetértsen a nyilvántartással.
Őrizze meg az adatokat 5 évig: A törvény előírja, hogy a nyilvántartásokat legalább 5 évig meg kell őrizni. Ez azért szükséges, hogy dokumentálni tudja a 48 órás szabály betartását hosszabb időszakon keresztül. Biztosítsa, hogy a munkaidő nyilvántartó rendszerük biztonságosan tárolja az adatokat legalább öt évig, és hogy megfelel a GDPR előírásoknak. A munkavállalóknak hozzáférést kell biztosítani saját nyilvántartott adataikhoz amíg alkalmazottak - ez átláthatóságot teremt és lehetővé teszi számukra, hogy nyomon kövessék óráikat és észrevegyék, ha valami nincs megfelelően rögzítve.
Kivételek kezelése: Ha úgy értékeli, hogy egy vagy több munkavállaló a cégnél megfelel a vezető állású munkavállaló kritériumainak (lásd fent: Kire vonatkoznak a szabályok?), ezt rögzíteni kell a munkaszerződésben. Ez általában szerződés-módosítást igényel, amely pontosan meghatározza, hogy az illető kivétel alá esik a munkaidő nyilvántartás és például a pihenőidő szabályok alól. Fontos, hogy ezt a kivételt csak indokolt esetben alkalmazza - ez egy nagyon szűk kivétel, és meg kell tudni indokolni, ha valakit vezető állású munkavállalóként kategorizál.
(További kérdései vannak? Lásd: Jelenléti ív GYIK ahol megválaszoljuk a leggyakoribb kérdéseket.)
Felmerülhet a kérdés: Mi történik, ha nem vezetünk munkaidő nyilvántartást vagy elfelejtjük használni a rendszert? A válasz: súlyos következményei lehetnek vállalkozásának. Bár a törvény nem határoz meg konkrét büntetést a "hiányzó munkaidő nyilvántartásért", mégis szankciókat kockáztat, mert a hiányzó nyilvántartás gyakran összefügg a munkaidő-szabályok megsértésével. Íme néhány lehetséges következmény:
Munkaügyi ellenőrzés bírságai: A munkaügyi hatóság reagálhat, ha nem tartják be az Mt. 134. § szabályait. Kötelezhetik a hiba azonnali kijavítására vagy akár bírságot is kiszabhatnak. 2024 márciusától a minimális munkaügyi bírság 150.000 Ft-ra emelkedett. A munkaügyi ellenőrzés során kérhetik, hogy mutassa be az éves jelenléti íveket, amelyeken nem csak a ledolgozott órák számát, hanem a munkaidő kezdő és befejező időpontját is naprakészen fel kell tüntetni. Egy közelmúltbeli esetben 4.000.000 Ft bírságot szabtak ki munkaidő-szabályok megsértéséért, konkrétan a megfelelő pihenőidő biztosításának elmulasztásáért.
Kártérítés munkavállalóknak: Ha kiderül, hogy egy munkavállaló túllépte a megengedett határokat (pl. meghaladta a 48 órás szabályt vagy nem kapta meg a 11 óra pihenőidőt) és Ön mint munkáltató nem tett semmit ennek megakadályozására, a munkavállaló kártérítést követelhet a szabálysértésért. A hiányzó nyilvántartás megnehezíti annak bizonyítását, hogy betartották a szabályokat - így könnyebb a munkavállalónak bizonyítania a szabálysértést. Más szóval, megfelelő munkaidő nyilvántartás nélkül gyengébb védelmi pozícióban van, ha valaki túlmunkára vagy hiányzó pihenőidőre panaszkodik.
Egyéb jogi következmények: A szakszervezetek felléphetnek a munkavállalók érdekében, ha nem tartják be a szabályokat. Súlyos vagy ismétlődő esetekben ez károsíthatja a vállalat hírnevét és a belső munkakapcsolatokat. Ráadásul a munkaidő-szabályok betartása a munkavédelmi törvény része - szisztematikus megszegése végső esetben vezethet nagyobb követelményekhez a munkafolyamatok megváltoztatására vagy az alkalmazottak munkaidejének csökkentésére. Röviden: költséges és nehézkes lehet a követelmény figyelmen kívül hagyása.
Összegezve: Vegye komolyan a munkaidő nyilvántartás követelményét. Ez nem csak törvényi kötelezettség teljesítéséről szól, hanem munkavállalói és vállalkozása védelméről is. Szerencsére nem kell bonyolultnak vagy időigényesnek lennie a betartása - vannak jó megoldások, amelyek egyszerűvé teszik.
A kötelező munkaidő nyilvántartás bevezetése elsöprőnek tűnhet, különösen kis- vagy középvállalkozások számára. De nem áll egyedül, és egyáltalán nem kell bonyolultnak lennie. Valójában léteznek felhasználóbarát digitális eszközök, amelyek elvégzik a munka nagy részét Ön helyett. Az EasyHours.hu egy olyan megoldás példája, amelyet kifejezetten magyar vállalkozások számára fejlesztettek ki egyszerű munkaidő nyilvántartáshoz és EU-megfelelőség biztosításához. Az EasyHours segítségével gyorsan elkezdheti minden munkavállaló munkaidejének nyilvántartását - a rendszer egyszerűen használható mind a vezetőség, mind az alkalmazottak számára, és természetesen megfelel minden törvényi követelménynek az objektivitás, megbízhatóság és naprakészség tekintetében.
Tegye egyszerűvé a törvény betartását - látogasson el az EasyHours.hu oldalra még ma. Az EasyHours.hu oldalon többet olvashat és elkezdheti használni a megoldást, amely megkíméli a felesleges gondoktól és biztosítja, hogy a kötelező munkaidő nyilvántartás a mindennapi rutin integrált, egyszerű része legyen. Az EasyHours-hoz hasonló okos megoldás választásával megmutatja mind alkalmazottainak, mind a hatóságoknak, hogy komolyan veszi a munkaidő-szabályokat és gondoskodik munkavállalói jólétéről. Cselekedjen most: Rendezze munkaidő nyilvántartását - és hagyja, hogy az EasyHours segítsen útnak indulni!