Loading...
EasyHours által | 2025. április 5.
Útmutató a munkaidő-nyilvántartás hiányának következményeihez
Címkék: munkaidő-nyilvántartás, jogi követelmények, eu-szabályok, munkaidő, pihenőidő, időnyilvántartás, magyar jogszabályok
Hogyan érinti a vállalatát, ha elhalasztják vagy figyelmen kívül hagyják a munkaidő-nyilvántartási kötelezettséget? Ebben a blogbejegyzésben megvizsgáljuk a munkaidő-nyilvántartás hiányának következményeit – jogi, gazdasági és gyakorlati szempontból. 2024. július 1-je óta minden munkáltatónak nyilvántartásba kell vennie alkalmazottai munkaidejét, és a munkaidő-törvény megsértése bírságtól kártérítési igényekig terjedhet. Mindent elmagyarázunk nyugodt és tájékoztató nyelven, rémisztgetés nélkül, példákat adunk lehetséges forgatókönyvekre, és bemutatunk egy biztonságos megoldást, amely megszünteti a kockázatot és időt takarít meg.
A hatóságok (pl. a Munkavédelmi Felügyelőség) ellenőrzik a szabályok betartását. A munkaidő-nyilvántartás hiánya önmagában nem rendelkezik külön büntetési tétellel a jogszabályban, de sérülékeny helyzetbe hozza a vállalatot: Nyilvántartás nélkül nincs dokumentációjuk arról, hogy betartják a szabályokat. A gyakorlatban ez ahhoz vezethet, hogy akaratlanul megszegik a munkaidő-szabályokat – vagy nem tudják bizonyítani ártatlanságukat, ha ezt állítják ellenük. Az alábbiakban áttekintjük a munkaidő-nyilvántartási kötelezettség figyelmen kívül hagyásának vagy halasztásának különböző következményeit.
Ha nem tartják be a munkaidő-nyilvántartásra vonatkozó jogszabályi követelményt, az jogi következményekkel járhat. A Munkavédelmi Felügyelőség már most is figyeli az új követelményt, és egy munkáltató, aki nem tudja dokumentálni alkalmazottai munkaidejét, szankcióknak teszi ki magát. Először a hatóságok figyelmeztetéseket vagy határozatokat adhatnak ki – például határozatot egy rendszer bevezetésére határidőn belül. Ha ezt figyelmen kívül hagyják, vagy közvetlen munkaidő-szabálysértést fedeznek fel (mint a pihenőidő-szabályok vagy a 48 órás határ megsértése), a Munkavédelmi Felügyelőség bírságot szabhat ki. Legrosszabb esetben még azt is követelhetik, hogy a vállalat ideiglenesen állítsa le működését, amíg a problémákat meg nem oldják.
A munkavédelmi jogszabályok szerint a pihenőidő- és munkaidő-szabályok megsértése bírsággal, szélsőséges esetekben pedig börtönbüntetéssel (akár 2 évig) büntethető súlyosabb, szándékos jogsértések esetén. Hangsúlyozni kell, hogy a börtönbüntetések rendkívül ritkák és csak nagyon súlyos esetekben relevánsak – de ez illusztrálja, hogy a jogalkotó komolyan veszi ezt a területet. A bírságok közelebbi kockázatot jelentenek: a jogsértés mértékétől és a vállalat méretétől függően változhatnak. A pihenőidő-szabályok megsértésével kapcsolatos ügyekben a Munkavédelmi Felügyelőség standard bírságokkal dolgozik, ahol az alapösszeg jellemzően körülbelül 20.000–45.000 forint jogsértésenként. Ha több alkalmazott érintett, vagy súlyosbító körülmények állnak fenn, a bírság mértéke tovább emelkedhet – potenciálisan nagyon nagy összegekre rúghat. Különösen súlyos esetekben sok ismételt jogsértéssel az összesített bírságok elméletileg akár milliós nagyságrendűek is lehetnek, bár a legtöbb KKV remélhetőleg soha nem kerül ilyen szint közelébe.
Egy másik jogi következmény a munkavállalókkal szembeni kártérítési felelősség. A munkakörnyezeti és munkaidő-szabályok jogot biztosítanak a munkavállalóknak kártérítésre, ha a szabályokat megsértik. Ha egy munkavállaló bizonyítani tudja (vagy csak állítja), hogy a törvényes határon túl dolgozott, és Önök nem tudják cáfolni ezt a hiányzó nyilvántartás miatt, a bíróság kártérítést ítélhet meg a munkavállalónak. Az ilyen kártérítések jellemzően 25.000–50.000 forint nagyságrendben mozognak munkavállalónként, a jogsértés súlyosságától függően. Egy példa: Egy konkrét, a 48 órás szabályra vonatkozó ügyben egy munkáltatónak 25.000 forintot kellett fizetnie egy munkavállalónak, aki túl sok órát dolgozott egy 4 hónapos időszak alatt. Munkáltatóként kötelessége gondoskodni arról, hogy minden munkavállaló ne lépje túl ezeket a határokat, így ha ez megtörténik, a munkáltató a felelős. Megbízható időnyilvántartási rendszer nélkül lehetetlen lehet dokumentálni a szabályok betartását – és akkor jogilag nagyon gyenge pozícióban áll.
Amikor a törvényt nem tartják be, az a mérleg végösszegét is érinti. A hiányzó időnyilvántartás gazdasági következményei szorosan összefüggenek a jogiakkal: A hatóságok bírságait és a munkavállalóknak járó kártérítéseket/kompenzációkat a vállalkozásnak kell fizetnie, és ez költséges ügy lehet. Még a kisebb bírságok (pl. 20-50.000 forint) is érezhetők egy kis vállalkozás számára, és ha több alkalmazott érintett, az összegek elszabadulhatnak. Magán a bírságon túl potenciális peres költségek is felmerülnek – idő és pénz, amit hatósági felszólítások, perek vagy szakszervezetekkel való tárgyalások kezelésére fordítanak. Az erőforrások, amelyeket jobban lehetett volna használni az üzletben, helyette tűzoltásra kötődnek le.
A hiányzó munkaidő-nyilvántartás közvetetten is gazdasági veszteségekhez vezethet. Ha nincs rálátásuk az órákra, hibákat kockáztatnak a bérkifizetésekben – pl. túl keveset fizetnek ki túlórákért (ami később visszafizetési követelésekhez vezethet), vagy túl sokat fizetnek, mert senkinek sincs áttekintése. Mindkettő drága hosszú távon. Ezen túlmenően egy jó rendszer hiánya megnehezítheti a munkafolyamatok optimalizálását és a munkavállalók idejének hatékony kihasználását. Munkaidő-adatok nélkül a vezetés elveszít egy fontos alapot az erőforrások optimális tervezéséhez, ami a termelékenységet érintheti.
Végül nem szabad alábecsülni a puha gazdasági következményeket, mint például a hírnév elvesztését. Ha egy vállalat ismételten megsérti a munkaidő-szabályokat, vagy arról válik ismertté, hogy nem vigyáz az alkalmazottak munkakörnyezetére, az károsíthatja a márkát és megnehezítheti mind az ügyfelek, mind a tehetségek vonzását. A magas szakszervezeti lefedettségű ágazatokban a hiányzó nyilvántartás több vitához is vezethet a szakszervezetekkel, ami gyakran drága egyezségekkel vagy perekkel végződik. Összességében egy "spórolási gyakorlat" a munkaidő-nyilvántartás elhalasztásával valóban drágának bizonyulhat, ha minden következményes költséget figyelembe veszünk.
A törvény hosszú karja és a gazdasági szempontok mellett számos gyakorlati következménye van annak, ha nem vezetik be a munkaidő-nyilvántartást. Mindenekelőtt dokumentáció nélkül maradnak az alkalmazottak munkaidejéről. Ez talán elvontnak hangzik, de gondoljunk olyan helyzetekre, ahol a dokumentáció döntő fontosságú: például ha egy alkalmazott megsérül a munkahelyen. Egy munkahelyi baleseti ügyben fontos lehet bemutatni, hogy mikor és mennyi ideig dolgozott az illető, mind a biztosítások szempontjából, mind annak megállapítása érdekében, hogy betartották-e a munkakörnyezeti szabályokat (mint a pihenőidő) a baleset előtt. Ha nincsenek nyilvántartásaik, rossz helyzetben vannak annak bizonyítására, hogy nem kényszerítették az alkalmazottat az ésszerű határokon túlra. A hiányos dokumentáció így ronthatja az ügy kimenetelét a vállalat számára vagy késleltetheti az ügyintézést.
Egy másik gyakorlati probléma, hogy rendszer nélkül belső nézeteltérések és bizonytalanság kockázata áll fenn. Az alkalmazottak kétségbe vonhatják, hogyan kell nyilvántartaniuk az idejüket – vagy egyáltalán megkapják-e a megfelelő bért a túlórákért. Ez frusztrációt és bizalmatlanságot szülhet, ha nincsenek világos irányelvek. A munkaidővel kapcsolatos kis félreértések nagyra nőhetnek közös referenciapont nélkül. Például egy alkalmazott úgy gondolhatja, hogy többet dolgozott a megállapodottnál, míg a vezetőség talán nincs tisztában ezzel – nyilvántartás nélkül egy ilyen helyzet könnyen konfliktusban vagy elégedetlenségben végződik, ami elkerülhető lett volna.
Ezen túlmenően a hiányzó munkaidő-nyilvántartás működési kihívásokat okozhat a mindennapi tevékenységekben. A személyzet tervezése, szabadság, túlóra stb. bonyolultabbá válik egy egységes rendszer nélkül. Időt pazarolnak manuális feladatokra, mert nincs automatikus módszerük az adatok gyűjtésére. Csábító lehet folytatni "ahogy szoktuk" és azt gondolni, hogy majd csak lesz valahogy – de gyakran több időt töltenek az időlapokkal, Excel táblázatokkal vagy utólagos racionalizálással való bajlódással, mint amennyibe egy okos rendszer beüzemelése kerülne. Más szóval: Munkaidő-nyilvántartási rendszer nélkül fennáll a kockázata mind a káosznak, mind az adminisztrációs időpazarlásnak, ami gyakorlati akadályt jelent egy hatékony munkanap számára.
Nézzünk meg néhány konkrét forgatókönyvet, amelyek illusztrálják a munkaidő-szabályok és a nyilvántartási kötelezettség be nem tartásának következményeit:
Bírság és hatósági felszólítás: Képzeljék el, hogy a Munkavédelmi Hatóság látogatást tesz. Nincs rendszerük, és kiderül, hogy több munkavállaló dolgozik anélkül, hogy regisztrálnák az idejüket. A hatóság például felszólítást adhat ki a munkaidő-nyilvántartás azonnali bevezetésére, és egyidejűleg bírságot szabhat ki a munkaidő-szabályok megsértéséért. A bírság mértéke a körülményektől függ, de még egy kisebb első alkalommal elkövetett szabálysértés is kerülhet például 20-30.000 forintba. Ha gyorsan korrigálnak, talán csak felszólítással és útmutatással úszhatják meg – de ez még mindig stresszes és zavaró élmény, ami könnyen elkerülhető lett volna.
Munkavállaló kártérítési igénye (48 órás szabály): Egy munkavállaló sokat dolgozott, és néhány hónap után azt állítja, hogy gyakran dolgozott átlagosan 48 óránál többet hetente. Mivel önöknél nincs szisztematikus nyilvántartás, nem tudnak pontos időlapokat felmutatni. A munkavállaló a szakszervezetéhez fordul, amely segít kártérítési igényt támasztani a 48 órás szabály megsértéséért. Egy ilyen vitában a bíróság jellemzően a munkavállaló szavát fogja elfogadni, ha a vállalkozás nem rendelkezik dokumentációval. Ez azzal végződhet, hogy 25.000 forintot kell fizetniük a munkavállalónak kártérítésként arra az időszakra, amelyet nem tudnak dokumentálni. Egyidejűleg utasítást kapnak egy rendszer létrehozására, hogy ez ne ismétlődjön meg. Bármi is történjen, 25.000 forint jelentős összeg – és ez a pénz valószínűleg sokszorosan finanszírozhatott volna egy munkaidő-nyilvántartási rendszert.
Rossz helyzet munkahelyi baleset esetén: Egy szerencsétlen napon munkabaleset történik a műhelyetekben, ahol egy munkavállaló súlyosan megsérül késő délután. A munkavédelmi hatóság és a biztosítótársaság kivizsgálja az ügyet. Dokumentációt kérnek a sérült munkavállaló munkaidejéről a balesetig, többek között annak ellenőrzésére, hogy betartották-e a 11 órás pihenési szabályt az előző 24 órában. Mivel nem vezettek munkaidő-nyilvántartást, nem tudnak dokumentációt bemutatni. Később kiderül, hogy a munkavállaló az előző nap késő estig dolgozott és korán jött be újra – esetlegesen a pihenőidő szabályainak megsértésével. Az adatok hiánya megnehezíti a cáfolást, és ez súlyosbíthatja a felelősségetek megítélését. A legrosszabb esetben a biztosítótársaság csökkentheti a kártérítést, vagy a munkavédelmi hatóság további bírságot szabhat ki a pihenőidő szabályainak megsértéséért, a már amúgy is szomorú helyzet tetejébe. Ha megfelelő nyilvántartást vezettetek volna, vagy megelőzhettétek volna a szabálysértést – vagy dokumentálhattátok volna, hogy valójában betartottátok a szabályokat.
Adminisztratív káosz és időpocsékolás: Egy forgalmas kisebb vállalkozásban munkaidő-nyilvántartás nélkül bizalomra és házi készítésű megoldásokra támaszkodva próbáljátok nyomon követni a munkaidőt. Idővel a különböző munkavállalóknak különböző megállapodásaik vannak: néhányan emailben küldik az órákat, mások papírra írják fel. Amikor egy vezető munkavállaló szabadságra megy, felfedezik, hogy senki sem rögzítette azokat a plusz órákat, amelyeket a szabadság előtt ledolgozott. Egy egész napot kell eltölteniük azzal, hogy rekonstruálják a menetrendjét régi naptárak és projektjegyzetek átnézésével. Ugyanakkor egy másik munkavállaló elégedetlen, mert úgy érzi, hogy nem kapta meg a helyes túlóradíjazást az elmúlt hónapban. Mindez stresszhez és extra munkához vezet a vezetőség számára. Ez egy példa arra, hogyan takarít meg időt a rendszer hiánya itt és most, de időbe és fejfájásba kerül később. Egy digitális rendszer közös áttekintést biztosított volna és kiküszöbölte volna ezeket a bizonytalanságokat.
Ezek a forgatókönyvek azt mutatják, hogy a következmények jogi, gazdasági és gyakorlati szempontból egyaránt sújthatnak. Szerencsére sok mindent lehet tenni annak érdekében, hogy elkerüljük az ilyen helyzeteket. A kulcs az, hogy okosan kezdjük el a munkaidő-nyilvántartást – és lehetőleg még azelőtt, hogy égne a talaj a lábunk alatt.
A pozitívum, hogy a fenti kihívások megoldása egyszerű: Hozzatok létre egy megbízható időnyilvántartást és egy világos szabályzatot körülötte. Ha bizonytalanok vagytok abban, hogyan fogjatok hozzá, segítség elérhető. Itt van néhány forrás és tipp a jó kezdéshez:
Ismerjétek meg a szabályokat: Kezdjétek azzal, hogy utánanéztek a jogszabályi követelmények legfontosabb pontjainak. Összegyűjtöttük a tipikus kérdéseket és válaszokat a munkaidő-nyilvántartással kapcsolatos GYIK-ban – itt információt találtok arról, hogy kit érint, mit kell nyilvántartani, és hogyan kell tárolni az adatokat stb. Nézzétek meg a kötelező időnyilvántartásról szóló útmutatónkat is a teljes áttekintésért. Minél jobban megértitek a szabályokat, annál magabiztosabban tudtok navigálni bennük.
Kezdés útmutató: Nem kell bonyolultnak lennie az időnyilvántartás bevezetésének. Olvassátok el az Így kezdjetek el az időnyilvántartással útmutatónkat, amely lépésről lépésre elmagyarázza, hogyan implementáljatok egy rendszert a munkahelyeteken. Az útmutató mindent lefed a megoldás kiválasztásától, a munkavállalók bevonásán át egészen addig, hogyan készítsetek egyszerű időnyilvántartási szabályzatot a vállalat számára. Egy kéznél lévő tervvel elkerülitek a meglepetéseket.
Válasszátok ki a megfelelő rendszert: Sokféle módja van az idő nyilvántartásának – az egyszerű táblázatoktól a fejlett digitális rendszerekig. A választás a szükségleteitektől függ. A Hogyan válasszátok ki a megfelelő időnyilvántartási rendszert blogbejegyzésben áttekintjük a különböző megoldások előnyeit és hátrányait. Vegyétek figyelembe olyan tényezőket, mint a felhasználóbarátság, a bérszámfejtő rendszerrel való integráció lehetősége, mobilalkalmazás a munkavállalók számára stb. Egy jó rendszernek könnyűvé kell tennie mindenki számára az idő folyamatos nyilvántartását, hogy ne váljon teherré a mindennapokban.
Vonja be a munkavállalókat: Ne felejtse el tájékoztatni és képezni alkalmazottait, amikor bevezeti a munkaidő-nyilvántartást. Tegye világossá, hogy a cél nem a kontroll a kontroll kedvéért, hanem törvényi előírás és jogaik biztosítása (ami valóban így is van). Szívesen beszélgessen arról, hogyan nyújthat a munkaidő-nyilvántartás mindenkinek jobb áttekintést a munkaidőről és biztosíthatja például a helyes túlórafizetést. Amikor a munkavállalók megértik a célt és úgy érzik, hogy meghallgatják őket, a megvalósítás könnyebben megy.
A fenti források és tanácsok felhasználásával viszonylag gyorsan rendezheti a munkaidő-nyilvántartást. Sok vállalat már elkezdte – és minél hamarabb csatlakozik, annál jobban megelőzi a korábban leírt kellemetlen következmények kockázatát.
Végül érdemes megemlíteni, hogy nem kell egyedül megbirkóznia ezzel a feladattal. Az EasyHours pontosan azért jött létre, hogy az Önéhez hasonló vállalatokat biztonságosan átsegítse ezen az átálláson. Az EasyHours.eu egy felhasználóbarát munkaidő-nyilvántartó alkalmazást kínál, amely automatikusan teljesíti az összes törvényi előírást. Az EasyHours segítségével a munkavállalók könnyen rögzíthetik munkaidejüket számítógépen vagy okostelefonon, Ön mint munkáltató pedig teljes áttekintést kap. A rendszer még figyelmeztetéseket is küld, ha valaki túllépni készül a pihenőidő vagy a 48 órás szabályokat, így időben beavatkozhat és a törvény jó oldalán maradhat – stressz nélkül és anélkül, hogy manuálisan kellene figyelnie.
Egy olyan megoldás választásával, mint az EasyHours, megszünteti a bírságok és jogi problémák kockázatát. Időt is megtakarít az adminisztrációban: nincs több manuális adatbevitel Excelbe vagy elfelejtett cédulák. Minden automatikusan rögzítésre kerül és biztonságosan tárolódik a felhőben a szükséges 5 évig, készen a dokumentációra, ha valaha szükség lenne rá. Ugyanakkor értékes adatokat kap, amelyeket felhasználhat a működés optimalizálására és annak biztosítására, hogy a munkavállalók ideje megfelelően legyen felhasználva. Ez nyugalmat ad mind a vezetésnek, mind a munkavállalóknak.
Cselekvésre ösztönzés: Készen állnak arra, hogy a munkaidő-nyilvántartást egyszerűvé és gondtalanná tegyék? Akkor hagyják, hogy az EasyHours segítsen nekik jó útra térni. Látogassanak el az EasyHours.eu oldalra, hogy többet megtudják és ingyenes próbaidőszakot kapjanak. Szívesen várjuk őket egy kötelezettségek nélküli beszélgetésre is – készen állunk a tanácsadásra és arra, hogy biztonságosan célba érjenek az új munkaidő-nyilvántartási törvénnyel. Az EasyHours partnerként nyugodtan összpontosíthatnak arra, amiben a legjobbak, tudva, hogy a munkaidő helyesen kerül rögzítésre, és hogy pontosan betartják a törvényt. Tegyék egyszerűvé maguknak – és kezdjenek el az EasyHours-szal még ma!